A tecnologia está presente em vários aspectos de nossas vidas: a adoção do computador no trabalho e do celular nas horas vagas ajuda a demonstrar isso. Nas empresas, também há uma tendência de automação. Então, recorrer à gestão de condomínio com uso de tecnologia passa a ser uma possibilidade.
Para quem não tem tempo de se dedicar integralmente à função, por exemplo, essa é uma escolha ideal. Trata-se principalmente de um meio para conseguir o melhor resultado nas diversas atividades que são obrigatórias em um bom gerenciamento.
Na sequência, aprenda como realizar a gestão de condomínio com uso de tecnologia e por que isso é importante.
Quais são as maiores vantagens de usar os recursos tecnológicos?
Incluir os recursos tecnológicos nos processos de gerenciamento faz toda a diferença para a conquista de resultados melhores. Com as ferramentas certas, qualquer síndico consegue desempenhar suas diversas tarefas de forma menos desafiadora.
A seguir, entenda quais são os benefícios de recorrer a essas possibilidades.
Melhoria no controle das finanças
Cuidar das contas do condomínio pode ser um desafio quanto tudo é realizado manualmente. Fazer o fluxo de caixa, armazenar os recibos e executar a conciliação dos valores são apenas algumas etapas que podem se tornar complexas sem ajuda.
Já com o uso da tecnologia, é possível até automatizar certas atividades. Como consequência, fica mais fácil manter tudo sob controle e dentro do planejamento. Assim, não há riscos quanto à perda da visibilidade ou mesmo ao desencontro de finanças.
Aumento da transparência na gestão
A boa atuação de um síndico exige cuidado não apenas com manutenções, funcionários ou despesas. A relação com os condôminos requer uma atenção reforçada, portanto o contato tem que ser transparente. É preciso prestar contas e garantir que todos estejam por dentro das decisões tomadas.
Com a tecnologia, fica mais fácil registrar e apresentar as informações. Se os dados estão organizados e sempre em dia, é possível conquistar a total transparência da gestão, o que ajuda a fortalecer o relacionamento.
Diminuição dos erros
Quando as ferramentas certas são adotadas, há como automatizar ou, no mínimo, descomplicar várias tarefas. Como tudo deixa de ser feito manualmente, as chances de erros são menores, pois a probabilidade de o síndico se esquecer de armazenar uma nota fiscal ou incluir um valor equivocado no fluxo de caixa é reduzida.
Além de evitar retrabalhos, isso impede o pagamento de multas ou valores extras, tornando os dados mais confiáveis. Trata-se de algo que conta pontos a favor na hora de tomar uma decisão.
Economia de tempo e dinheiro
Todos os benefícios, em conjunto, permitem que o condomínio economize tempo e dinheiro. Em primeiro lugar, tarefas automáticas são mais rápidas e, como consequência, há um aumento no nível de produtividade.
Além disso, é possível manter as contas em dia, ter controle sobre os gastos e administrar tudo da melhor forma. Sem erros e dificuldades extras, a economia de tempo é garantida.
Como as empresas administradoras podem ajudar?
Quem é síndico pode recorrer a uma empresa especializada na administração de condomínios. Mais do que delegar tarefas à equipe de profissionais, dá para garantir o emprego adequado de diferentes recursos.
A gestão de condomínio com uso de tecnologia é favorecida por companhias administradoras, já que elas podem indicar e oferecer soluções específicas. Além disso, o time ajuda a implementar os recursos, de modo a obter os melhores resultados. Tal contato, portanto, é indispensável para conquistar uma performance fortalecida.
Quais funcionalidades auxiliam a gestão de condomínio com uso de tecnologia?
Para conseguir o melhor desempenho, é essencial que algumas ações estejam disponíveis. Graças a elas, fica mais fácil executar e controlar tarefas, o que gera um excelente resultado. Abaixo, veja quais são as funcionalidades que devem estar presentes e entenda seus principais aspectos.
Cadastro de condôminos
Para um melhor acompanhamento das ações, o aplicativo tem que permitir o cadastro fácil de todos os condôminos. Se for o caso, é interessante até mesmo incluir seus respectivos pets. Dessa maneira, dá para entender a distribuição e as necessidades, além de ter os dados sempre à mão.
Balancete e fluxo de caixa
Já que a área financeira é uma das mais favorecidas, a gestão de condomínio com uso de tecnologia deve incluir a realização de fluxo de caixa e balancetes interativos. Assim, é possível acompanhar os números e manter tudo em dia, evitando erros e a inclusão de dados incorretos. Na hora de fechar as contas, isso é algo que economiza muito tempo.
Histórico financeiro
No mesmo sentido, é interessante que estejam disponíveis recursos para o armazenamento de notas, contratos dos fornecedores e acordos com funcionários. Esse cuidado ajuda a criar um histórico financeiro completo, o que é bem-vindo para pagar impostos e prestar contas ao final do ano.
Notificações por e-mail e push
Para favorecer o contato, um bom sistema de notificações é indispensável. Os informes sobre o recebimento de encomendas ou a atualização de cadastros devem ser enviados por e-mail ou no próprio celular.
Essa também é uma maneira de notificar sobre a reserva de espaços e a chegada de visitantes. Com conexão direta às câmeras de segurança, cada condômino pode fazer uma liberação segura.
Comunicação em grupos
Como a tecnologia deve favorecer a relação, a comunicação em grupos é uma função bem-vinda. Por meio desse recurso, é possível falar com apenas algumas pessoas, como as do mesmo andar ou bloco, o que torna a solução de problemas mais fácil.
Há, ainda, a chance de repassar comunicados para todos — de forma prévia às assembleias extraordinárias, por exemplo. Assim, as reuniões de condomínio se tornam produtivas.
Controle de manutenção
O cuidado com todo o espaço tem que ser contínuo, eficiente, econômico e de qualidade. Então, um bom recurso de tecnologia deve incluir o acompanhamento quanto à manutenção.
Ao identificar quais foram as últimas etapas realizadas, quem as executou e quanto cada uma custou, o gerenciamento e as tomadas de decisões saem favorecidos. Como consequência, o condomínio é o principal beneficiado.
A gestão de condomínio com uso de tecnologia traz as melhores oportunidades para síndicos e condôminos. Com as funcionalidades adequadas, é possível atingir um ótimo desempenho de gerenciamento.
Para poder aproveitar essas e outras vantagens, entre em contato com a Robotton e descubra como podemos ajudar você!
