Como bem sabemos, a vida de um síndico é bastante corrida e com muitos imprevistos. É bastante comum que esse profissional seja visto tentando resolver diversos problemas, e, com tantas responsabilidades, a gestão eficiente do condomínio pode ser uma boa saída.
Pessoas que trabalham dando conta de múltiplas funções precisam desenvolver métodos de organização e divisão de tarefas, caso contrário, perderão tempo demais e poderão comprometer o próprio desempenho.
Há também de se considerar que quem decide morar em um condomínio procura uma vida mais segura e facilitada, para focar no que realmente importa. Assim, os sistemas de gestão de condomínios têm se multiplicado cada vez mais, se estabelecendo como tendência comum para esse tipo de empreendimento.
Existem diversas práticas de gestão que podem ser aplicadas para trazer melhorias no processo de controle e gerenciamento de propriedades. Dentre elas, o Balanced Scorecard é uma das mais utilizadas, garantindo vantagens no fluxo de informações e procedimentos internos.
No post de hoje, vamos te ajudar a entender melhor não somente sobre essa metodologia, mas sobre sistemas de gestão para condomínio num todo. Você está pronto? Então continue acompanhando.
Como funciona o Balanced Scorecard?
O Balanced Scorecard também é conhecido pela sigla BSC e foi lançado por David Norton e Robert Kaplan, professores renomados de Harvard que buscavam desenvolver um modelo de coordenação estratégica, no qual a definição de metas e a medição de resultados fossem além do tradicional uso de indicadores de faturamento ou finanças.
Foi em 1992 que os mestres publicaram pela primeira vez o artigo “O Balanced Scorecard: medidas que impulsionam o desempenho”. A repercussão do material no meio corporativo e acadêmico foi tão abrangente, que a nova metodologia proposta para a gestão se espalhou muito rapidamente.
O trabalho originou um dos maiores bestsellers sobre administração estratégica e planejamento, o livro "A Estratégia em Ação — Balanced Scorecard", ajudando a divulgar o conceito entre organizações de diversos portes e segmentos.
Agora que você já sabe um pouco sobre quando essa ferramenta teve início no mercado, vamos compartilhar todo o possível sobre o funcionamento da metodologia em busca de resultados positivos que poderão ser conferidos na gestão de condomínio. Preparado? Então vamos lá!
O conceito de Balanced Scorecard
De maneira básica, o conceito do BSC pode ser visto como um modelo de superintendência que traduz estratégias centrais em objetivos, iniciativas e indicadores para mensurar o progresso de uma organização com relação às suas metas de longo prazo.
Se pudéssemos separar palavras-chave para categorizar o BSC, listaríamos:
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mensuração de progressos;
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planejamento e estratégia;
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definição de objetivos;
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gestão estratégica;
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indicadores de desempenho;
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posicionamento de metas;
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iniciativas estratégicas.
A grande arma que define os parâmetros do sucesso do Balanced Scorecard em um empreendimento — e, vale ressaltarmos aqui, em um condomínio — é a clareza com que o administrador consegue entender e absorver os objetivos da estratégia corporativa. Isso acontece porque só a partir dessa compreensão é possível alinhar a ferramenta na direção equiparada às metas do condomínio, colocando tudo em ação.
Se você ainda tem dúvidas sobre como esse conceito se traduz em atitudes práticas, o primeiro passo é saber que essa mensuração deve considerar quatro perspectivas estratégicas. Vamos analisar cada uma delas em seguida. Confira!
O Balanced Scorecard e suas perspectivas
Então você já sabe que, antes de tudo, deve ter os objetivos bem definidos, certo? A melhor forma de determinar as métricas relevantes é saber separar cada perspectiva e responder a algumas perguntas ligadas a ela.
Observando com atenção, você notará a existência de uma hierarquia interligada que começa nos alvos financeiros (que costumam traduzir o ponto a que a instituição quer chegar em números), passando pelos moradores e processos e, finalmente, atingindo o aprendizado e crescimento.
1. Perspectiva financeira
Esse é o primeiro ponto de vista analisado com base no Balanced Scorecard. Nesse momento, o síndico deve refletir sobre tudo no conjunto de moradias que se traduz em finanças. Prestação de contas, cobranças, inadimplências, fundo de reserva, custos e despesas extras.
Ter sucesso ao realizar a definição de objetivos orçamentários nesse tipo de empreendimento exige cálculos e priorização daquilo que é mais urgente. Alguns exemplos de metas são:
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reduzir o número de inadimplência para um percentual específico;
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atingir uma determinada quantia no fundo de reserva;
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encontrar alternativas que permitam a redução de gastos.
Do ponto de vista corporativo, lucros e faturamentos ganham uma visão ainda mais detalhada. É observada também a visão da empresa diante dos acionistas, assim como estratégias ligadas ao aumento de receita e rentabilidade. Demonstrativos financeiros são bons aliados na hora de mensurar dados dessa natureza.
2. Perspectiva dos moradores
O segundo olhar está voltado para a percepção dos moradores. No caso do condomínio, a consideração deles entra em jogo. A visão horizontal de um prédio deve estar entrelaçada à maneira como ele é visto por quem mora nele.
Se a opinião é negativa e cheia de reclamações, é preciso medir isso e priorizar ações de reparação. Afinal de contas, se a empresa não é valorizada pelos próprios clientes, por quem mais será?
Uma boa forma de entender o que os moradores pensam sobre o local é por meio da utilização de pesquisas de satisfação. Elas podem ser feitas do modo mais apropriado possível, desde a distribuição de panfletos a serem colocados em uma urna até os modelos eletrônicos, como um software de gestão de condomínio ou por e-mail.
Uma vez que as respostas forem colhidas, será possível saber o que focar. Um exemplo de conclusão pode ser a constatação de que é preciso investir em uma portaria eletrônica para melhor controle do acesso, pois existe um senso entre os moradores de que as redondezas do ambiente são perigosas e o condomínio não é suficientemente protegido.
3. Perspectiva dos processos internos
A terceira perspectiva continua tratando da satisfação do cliente, mas agora refletindo acerca dos processos que movem o empreendimento. É hora de pensar nos procedimentos praticados diariamente no condomínio e se certificar quanto às suas qualidades e deficiências.
Os tipos de processos costumam mudar de empresa para empresa. Em algumas, é necessário melhorar o controle da qualidade, em outras, trazer mais inovação. Para ser específico com o seu prédio, você pode medir esses processos apostando na análise estatística dos relatórios do serviço de atendimento.
Perceba que essa perspectiva está ligada com a anterior, sendo preciso ouvir os moradores. É também importante que você vá além disso, escutando todas as pessoas ligadas aos processos internos, como os funcionários, prestadores de serviço e condôminos.
4. Perspectiva de aprendizado e crescimento
A última perspectiva que te ajudará a alcançar a visão perfeita para atingir está relacionada com a sustentação da capacidade de mudar e melhorar. Nessa etapa, valerá a pena pensar sobre os métodos de aprendizado e crescimento, avaliando como será possível trabalhar para a melhoria contínua.
Aqui, você poderá chegar a conclusões como a necessidade de investir em mais treinamentos e capacitação para os funcionários. Cursos específicos ou a informatização de algumas áreas poderão ser os resultados com foco na mudança e aperfeiçoamento.
Para medir isso, você pode verificar o número de horas gastas em treinamento, a quantidade de certificados obtidos pelos funcionários ou outros meios baseados em seu conhecimento e do pessoal.
O Balanced Scorecard na prática
Agora que já sabe sobre as quatro perspectivas do BSC, você deverá seguir os cinco passos seguintes para cada uma delas:
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determinar com clareza a visão de futuro;
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estabelecer os objetivos estratégicos;
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definir os pontos críticos de sucesso;
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selecionar os indicadores para medir e acompanhar o desempenho;
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calcular metas, iniciativas e planos de ação.
Para resumir esse trabalho e facilitar as definições para o condomínio, o Balanced Scorecard conta com a construção de um mapa estratégico que deverá incluir todos os tópicos a serem implementados. A seguir, vamos explicar melhor como essa ferramenta poderá te ajudar.
Como construir o mapa estratégico do Balanced Scorecard
Como mencionamos acima, o mapa é uma espécie de quadro que resume o conceito de Balanced Scorecard, facilitando sua aplicação dentro da instituição. No seu caso, na copropriedade.
Esse esboço é desenhado em quatro faixas. Cada seção representa uma das quatro perspectivas estratégicas já abordadas. As faixas devem obedecer à seguinte ordem, de cima para baixo:
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perspectiva financeira;
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perspectiva do mercado;
-
perspectiva de processos internos;
-
perspectiva de aprendizado.
Depois disso, preencha cada faixa com as iniciativas estratégicas que serão tomadas em cada perspectiva em busca dos objetivos definidos. Existem modelos de mapas que apresentam setas espalhadas apontando como uma investida poderá favorecer outra, em perspectivas diferentes. Há também empresas que criam pontos de vista específicos, indo além dos quatro mais usados. Nada impede que você faça o mesmo.
Quais as vantagens para o condomínio de escolher esse sistema de gestão?
Como você viu, o BSC é uma ferramenta voltada para a medição e controle de desempenho. No dia a dia da gestão de condomínio, ele pode ser uma grande chave para facilitar diferentes aspectos, como:
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a vida financeira do empreendimento: gerenciando melhor o fluxo de caixa, priorizando as obras mais importantes, revisando contratos e monitorando serviços realizados;
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o relacionamento com os moradores: melhorando a comunicação, o clima interno e mediando conflitos;
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o alinhamento dos processos internos: aprimorando os procedimentos de limpeza, portaria e manutenção;
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a organização da aprendizagem e crescimento: programando treinamentos e cursos de reciclagem.
Outro ponto importante é que o BSC trabalha com a definição de metas para cada área. Dessa maneira, é possível que o síndico e a administradora de condomínio enxerguem e estabeleçam os objetivos de forma mais atuante, como: a redução dos custos condominiais em um percentual determinado, a diminuição do número de quebras dos elevadores e a elaboração de uma pesquisa para avaliar a opinião dos moradores.
Um bom síndico é aquele que consegue garantir o controle e domínio da gestão de estoque, conhecendo sempre os níveis necessários para que as operações no conjunto habitacional não sejam impedidas por imprevistos.
Como sabemos, as responsabilidades desse profissional não são poucas e envolvem o gerenciamento dos funcionários, compra de materiais, recebimento de taxas condominiais, gestão da área comum do condomínio e dos serviços de limpeza, sempre resolvendo conflitos.
Determinar quais são os setores que demandam mais investimentos é uma tarefa que exige o apoio e amplitude de visão que o BSC pode oferecer.
Além disso, a direção estratégica de condomínio ajudará quem deseja ter na ponta do lápis quais custos e despesas poderão ser enxugados sem que a qualidade das atividades seja afetada. As falhas nos processos acabam sendo expostas, muitas vezes, pelos próprios moradores.
Com isso, as causas para os principais problemas do empreendimento podem ser combatidas em escala de prioridade, sempre em alinhamento com a estratégia central da indivisão.
Usar práticas de gestão de condomínio é a melhor alternativa para quem quer simplificar as múltiplas tarefas, aprimorando a qualidade para todas as partes envolvidas. Seja por meio de um software ou da implementação de metodologias eficientes, o foco na administração estratégica abrirá o leque de oportunidades e soluções que permitirão ao síndico dar conta de suas obrigações enquanto otimiza o próprio tempo.
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