Ao administrar um condomínio, manter a gestão financeira em dia e todos os documentos comprobatórios arquivados é tão importante quanto realizar as despesas em si. Ao final de um período, será necessário apresentar a prestação de contas e com ela todo o histórico dos gastos.
Se você é o síndico e deseja tornar ainda mais eficiente a sua gestão, este post é para você. Trouxemos algumas dicas de estratégias eficientes para facilitar o seu dia a dia na administração do condomínio e, ao final, apresentar a prestação de contas pautada na transparência e no alinhamento às expectativas de todos os moradores.
Auditoria preventiva
Engana-se quem pensa que a auditoria deve ser realizada apenas quando algum processo apresenta erro ou gera desconfiança sobre a movimentação financeira. A ação preventiva pode evitar ruídos na comunicação e transtornos futuros, permitindo que qualquer correção necessária seja feita em tempo hábil.
Se o seu volume de contas é alto e envolve o cumprimento de contratos, emissão de notas fiscais, manutenções e folha de pagamento, uma auditoria preventiva realizada mensal ou trimestralmente ajudará a avaliar se toda a documentação é idônea e procedente, evitando transtornos futuros.
Assembleia objetiva
O interesse dos moradores quanto às atividades executadas e os gastos desembolsados em todo o condomínio é bastante positivo para a gestão, pois o trabalho conjunto e participativo aumenta as chances de resultados econômicos.
Como é de costume promover assembleias para decisões sobre demandas que envolvem todos os condôminos, procure tratar os assuntos de maneira objetiva, com pautas bem definidas e boa demonstração das movimentações financeiras, o que facilitará as decisões e dará à administração liberdade de atuação.
Uso da tecnologia
Os recursos tecnológicos devem ser explorados não só nos serviços operacionais como portaria eletrônica, sistema de monitoramento ou controle de acesso, por exemplo, mas também para melhorar a gestão e facilitar a comunicação com os demais moradores.
Um sistema que permita ao condômino o acesso online a boletos, relatórios mensais, andamento de serviços, atas de reuniões, comunicados diversos e ainda à prestação de contas só demonstra o quão transparente é a gestão e reforça a postura íntegra do síndico.
Apresentação das contas
Quanto mais informações você disponibilizar aos moradores, maior será a interação com as atividades executadas diariamente no condomínio, justificando os gastos e a alocação do dinheiro referente à taxa de mensalidade.
Ao verificar o extrato, cada condômino terá maior compreensão e dimensão do valor dos produtos e serviços utilizados para manter tudo em ordem, podendo fazer observações que podem servir de embasamento para as ações do mês seguinte.
Publicações mensais
Não espere pela cobrança dos condôminos e crie de antemão a sistemática de publicar mensalmente a prestação de contas, seja na plataforma de um sistema virtual, seja em assembleia, ou em algum mural específico e de acesso comum a todos.
Dessa forma, você vai evitar desconfianças sobre a idoneidade da administração, conflitos de relacionamento, atraso em obras de melhorias, desinteresse condominial e, o mais importante, aproveita para fazer com que todos, ainda que indiretamente, sejam corresponsáveis pela saúde financeira do condomínio.
Auxílio de uma administradora especializada
Embora você seja o síndico, não precisa pensar em tudo sozinho. Sabemos que geralmente um síndico se divide entre o trabalho e os problemas do condomínio, sobrando pouco tempo para se dedicar à vida pessoal e à família.
Para que sua gestão seja eficiente e cada vez mais transparente, principalmente no que diz respeito às finanças, considere a contratação de uma administradora para contar com o auxílio de especialistas no andamento dos processos e acompanhamento dos serviços.
Você percebeu o quanto pode melhorar a gestão financeira e a prestação de contas do seu condomínio ao adotar estratégias simples e contratar uma administradora especializada?
Se ficou interessado em saber como funcionará a prestação de contas na prática, entre em contato conosco e agende uma consulta sem compromisso. Ficaremos muito contentes em apresentar a você todas as possibilidades de melhorar ainda mais a gestão do seu condomínio!
