A eleição de síndico é um processo importante para qualquer condomínio, pois, elege a pessoa que administrará o local, respondendo por ele tanto civil quanto criminalmente. Para muitos condôminos, trata-se de uma grande responsabilidade e, eles preferem não se candidatar ao cargo. Outros acham que ser síndico representa ser mais que os outros condôminos e, candidatam-se considerando que se tornarão chefes e poderão dar ordens.
Na verdade, o síndico é um líder que deve prestar contas a todos os moradores e, cuidar da manutenção e conservação do condomínio. As suas ações precisam ser aprovadas pela coletividade, ou seja, sua decisão deve ser tomada em conjunto.
Neste post, vamos mostrar 6 passos para seja organizada uma eleição de síndico. Acompanhe!
1. Respeite o prazo de convocação
Cada condomínio tem um prazo para o envio da convocação a todos os condôminos, conforme definido na convenção de condomínio. É importante que esse prazo seja respeitado. A convocação deve ser protocolada. Se houver algum interesse em formar chapas, é possível organizá-las. No mínimo, com um mês de antecedência, aqueles que desejam se candidatar já devem mostrar o desejo de concorrer às eleições.
Nesse período, é viável fazer uma reunião do síndico e dos moradores para falar sobre o condomínio, sobre as melhorias que estão sendo feitas e que precisam ser mantidas. Os interessados podem aproveitar a oportunidade para fazer suas propostas.
Os recursos para divulgar propostas e ideias envolvem o quadro de avisos, panfletos e cartas. Esses últimos dois podem ser deixados nas unidades, ou seja, nos próprios apartamentos.
A apresentação de propostas deve ser objetiva e não se deve trabalhar no sentido de manchar a imagem do síndico atual, pois, certamente, há quem goste de seu trabalho.
2. Saiba quem pode se candidatar
Na eleição de síndico, apesar de terem o direito de votar com a procuração do dono da unidade alugada, os inquilinos não podem ser candidatos. Ficam proibidos à candidatura também, aqueles que estão movendo ação contra o condomínio. Ademais, não podem votar condôminos e inquilinos que estão inadimplentes.
Existem regras em relação às procurações dentro de condomínios. Se o candidato quiser, pode passar uma procuração para outra pessoa receber votos em seu nome. Também é permitido passar uma procuração, transferindo o direito de votar a um terceiro. Mas essas procurações devem ser específicas, declarando claramente qual a sua finalidade.
3. Organize a assembleia
A eleição só pode acontecer em assembleia, sendo eleito o candidato que obtiver a maior quantidade de votos. Durante a assembleia, poderão aparecer outros candidatos (salvo se a convenção de condomínio proibir).
É possível acordar um período para que os candidatos reforcem suas propostas durante a reunião de votação, mas deve ser um período controlado, como 10 minutos para cada pessoa.
Um fato comum é que as eleições aconteçam durante a mesma assembleia organizada para a aprovação de contas do ano precedente e para a realização do orçamento do ano corrente.
4. Registre tudo em uma ata
A ata é um documento no qual se registram todos os assuntos que foram tratados na assembleia de condomínio. Não é preciso colocar tudo detalhadamente, mas é preciso resumir a pauta do dia, sem adicionar nada. O relato deve ser fidedigno.
A ata recebe a assinatura do presidente da mesa e do secretário responsável por sua redação. É enviada uma cópia para ser acessada pelos condôminos, no Livro de Atas do condomínio.
Não é necessário registrar a ata em cartório, mas, se isso estiver determinado na convenção de condomínio, então, ela deve ser submetida ao registro no cartório competente. Mesmo sem registro, caso a ata contenha decisões aprovadas em quóruns, ela já tem valor perante a legislação civil vigente.
A ata que registrou os eventos relativos à eleição de síndico deve ser guardada no Livro de Atas por, no mínimo, cinco anos.
5. Prepare-se para exercer a função
Depois de eleito, cabe ao síndico assumir sua função com responsabilidade e dedicação. Por isso, todos os candidatos já devem estar se preparando há algum tempo, lendo livros sobre administração e acompanhando o trabalho do síndico precedente.
Avalie o que deve ser mantido e o que pode e deve ser mudado. Lembre-se de que não se trata de uma decisão unilateral. Não importa apenas o que você acha, mas o que pensam os moradores a respeito.
Caso você já tenha conhecimentos suficientes sobre gestão de pessoas, serviços contábeis, Direito e outras áreas paralelas, convém aproveitá-los para aplicar em sua administração. Certamente, suas experiências e conhecimentos vão ajudar e agradarão aos moradores, que perceberão seu potencial para gerenciar com eficácia.
Se o novo síndico já exercia algum tipo de função administrativa, isso é ainda mais relevante para os moradores. Por exemplo, ele pode ter sido subsíndico ou um membro do conselho de condomínio ou de alguma comissão específica.
O síndico deve se esforçar para ser um bom líder. Portanto, deve saber escutar, ser paciente e organizado, delegar funções, ter carisma e poder de comunicação.
6. Atente para o período de pós-eleição
Nos primeiros meses, os moradores vão ficar muito atentos a tudo que o novo síndico está fazendo, se ele está realmente correspondendo às suas expectativas. Tendo isso em vista, destituir uma pessoa do cargo e convocar nova eleição de síndico é possível, bastando que ela dê fortes razões para isso.
O síndico não deve, por exemplo, desejar cortar gastos de forma arbitrária, prejudicando o caixa ou contratando maus fornecedores, somente porque cobram mais barato. Também não devem se precipitar e tomar decisões voluntariosas, por conta própria.
Um síndico que não é pontual com o pagamento de suas contas, que vai contra o que diz o regimento interno, a convenção de condomínio e as leis específicas, além de se comportar de forma irregular, também está dando mau exemplo e apresentando características de ditador. Os ditadores não gostam de respeitar leis, mas querem que as pessoas cumpram as leis que eles mesmos criam.
Tratar os moradores com desrespeito também é uma atitude temerária, que pode gerar conflitos internos e até processos judiciais.
Ele também deve ser transparente com a prestação de contas e deixar os moradores a par de toda obra e serviço realizado no local. Se os moradores descobrirem que ele está cometendo fraudes na administração do condomínio, a destituição do cargo será fundamentada em uma boa razão.
Uma boa solução é contratar os serviços de uma administradora de renome para ajudar na administração. A administradora é uma empresa jurídica e conta com profissionais especializados em diversas áreas, que poderão orientar o síndico no planejamento, na tomada de decisões e nas atividades de rotina.
Como vimos até aqui, a eleição de síndico é uma etapa fundamental na vida de um condomínio, pois, sem administração, o local pode virar uma bagunça.
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