A prestação de contas é uma obrigação do síndico perante a Assembleia Geral Ordinária e a lei (art. 1.348, VIII do Código Civil), devendo ser feita, pelo menos, uma vez a cada ano.
A convocação da Assembleia Geral Ordinária deve seguir o que diz a Convenção do Condomínio, sendo uma regra geral que essa reunião aconteça nos três primeiros meses do ano.
Quando as contas são aprovadas, tudo fica bem. Caso contrário, o síndico e os condôminos terão que saber como agir.
Como as contas do condomínio são avaliadas?
Depois de convocada a Assembleia Geral Ordinária, o síndico deverá apresentar as contas do condomínio para apreciação dos condôminos. Elas podem ser aprovadas, não aprovadas ou aprovadas com ressalvas.
Uma conta é analisada de acordo com as regras do próprio edifício. Existem, por exemplo, condomínios que dispõem de um Conselho o qual faz uma avaliação mensal das pastas, apresentando, em seguida, sua opinião sobre o assunto. Em empreendimentos mais complexos, é possível contratar os serviços de uma empresa de auditoria.
Mesmo assim, a convocação da Assembleia Geral Ordinária é indispensável. Os condôminos terão um posicionamento diante do que for explicado pelo Conselho ou pela empresa terceirizada que realizou a auditoria.
O que fazer diante de dúvidas e contas não aprovadas?
Depois de explicado o caso, se existirem dúvidas ou irregularidades nos valores apresentados, é possível discutir e até resolver a questão no próprio momento, durante a assembleia.
Se não for solucionado o conflito e as contas não forem aprovadas pela maioria dos condôminos, presentes a assembleia concede-se ao síndico um prazo, geralmente, de 45 dias para regularizá-las. Efetuada essa adequação, uma nova assembleia será marcada e os moradores decidirão pela aprovação ou não.
Outra possibilidade é a contratação de uma empresa de auditoria a posteriori, ou seja, somente quando as contas não forem aprovadas pela assembleia, depois de o síndico ou o Conselho apresentarem os números. Os condôminos presentes na reunião ou o próprio síndico poderão sugerir os serviços de uma empresa auditora especializada para realizar uma análise das contas e mostrar um laudo conclusivo.
Considerando que, mesmo depois da auditoria e do laudo positivo, os condôminos ou parte deles não aprovarem as contas, o síndico terá direito de entrar com uma ação judicial.
Contudo, se o parecer confirmar irregularidades nas contas, o síndico ainda tem o direito de se manifestar e ressarcir os moradores dos prejuízos. Ele, nesse caso, pode também não se manifestar e ficar esperando o posicionamento da Justiça. Seja como for, comprovada sua culpa, poderá responder por seus atos civil ou criminalmente e até nas duas esferas.
Outra atitude que o síndico poderá tomar é renunciar ao cargo ou solicitar seu afastamento. Em assembleia especifica, ou seja convocada de acordo com a exigência da lei e convenção, poderá deliberar sobre a destituição do cargo, já que assim poderá existir maior transparência na avaliação do caso. Porém, é bom lembrar que não é obrigatória a exclusão do síndico. Para a destituição dele, existe um ritual:
- abaixo-assinado contendo ¼ das assinaturas dos condôminos que pagam pontualmente suas taxas, isto é, adimplentes;
- em assembleia, com a maioria absoluta dos participantes.
Caso, durante a não aprovação de alguma conta do condomínio, algum condômino insinuar ou afirmar que o síndico cometeu algum ato ilícito, este terá o direito, se for confirmada sua idoneidade, ou seja, não havendo nenhum erro nas contas, de entrar com ação judicial por danos morais.
Em algumas situações, ele poderá abrir, até mesmo, processo na esfera criminal.
Quais os motivos para a não aprovação de uma conta do condomínio?
Há várias razões para os condôminos não aprovarem uma conta do condomínio. Por exemplo, o síndico pode ter efetuado obras sem consultar a opinião dos moradores. Outro motivo é que ele pode ter realizado gastos superiores aos limites definidos na Convenção de Condomínio.
Outras causas envolvem: pagamento por serviços que não foram realizados; orçamentos superfaturados; recebimento de pró-labore mais elevado que o que foi definido; pagamentos dúplices; multas pagas por responsabilidade do síndico etc.
Quais são as etapas a seguir?
Em uma assembleia em que não haja a aprovação das contas do condomínio, uma sugestão é estabelecer em ata os passos a seguir, conforme mencionados acima, que funcionarão como um roteiro para os moradores e o síndico:
- definir os motivos que justificaram a não aprovação das contas do condomínio;
- estabelecer um prazo para a retificação e uma nova data para a exposição das referidas contas pelo síndico;
- se a data para a próxima prestação de contas não for cumprida pelo síndico ou se, ainda assim, estas não forem aprovadas novamente, os condôminos poderão contratar uma empresa auditora para avaliá-las;
- caso a auditoria comprove as irregularidades na conta, devido à ausência de documentos comprobatórios, entre outros, o síndico deverá ressarcir o condomínio;
- se o síndico não aceitar retificar seu erro, devolvendo o dinheiro aplicado indevidamente, os condôminos terão direito de recorrer a um advogado;
- se não for comprovada irregularidade e a assembleia, ainda assim, desaprovar a conta do condomínio, o síndico terá direito de recorrer à Justiça.
Agora que você já sabe como regularizar as contas do condomínio, será mais capaz de racionalizar os custos, tomar as medidas preventivas necessárias e melhorar o relacionamento entre os moradores.
