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Como engajar os condôminos e organizar bem a assembleia de condomínio?

Como engajar os condôminos e organizar bem a assembleia de condomínio?

Publicado em 3 de Outubro de 2017
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A assembleia de condomínio é uma reunião em que os condôminos tomam decisões a respeito de obras, eleições, aprovação de contas e outros assuntos de interesse geral.

Trata-se de um dos momentos mais importantes da vida democrática do condomínio, podendo ser comparado com as eleições nacionais. A diferença é que, legalmente, a assembleia é facultativa.

Com um bom planejamento, é possível que essas reuniões sejam proveitosas, capazes de engajar todos os participantes e, claro, promover discussões que resultem em soluções realmente eficazes.

Para ajudar a organizar uma reunião eficiente, preparamos algumas dicas que vão desde a elaboração da pauta até a composição da ata.

Acreditamos que a forma com que os processos são feitos pode fazer a diferença e transformar uma assembleia de condomínio em um encontro realmente produtivo.

Ficou interessado? Então confira as dicas e faça o seu planejamento!

Crie um cronograma de reuniões

Reuniões periódicas são importantes para manter a massa condominial ciente e envolvida no dia a dia do condomínio. Realizados corretamente, esses encontros podem servir de termômetro das prioridades a serem deliberadas em assembleias.

Uma das coisas que mais preocupam os síndicos é a falta de quórum nas reuniões. Infelizmente, isso se deve à imagem que a maioria das pessoas tem das assembleias: encontros maçantes e pouco proveitosos.

Para reverter essa situação, invista em um cronograma e em meios de comunicação diversos. Fazer uso do envio eletrônico de comunicados e avisos, por exemplo, é um meio de contribuir para a harmonia e integração de todos os moradores do condomínio.

Dessa forma, os condôminos podem se programar e não serem convocados em cima da hora. Com o tempo, comparecer às assembleias se tornará um hábito, e não uma obrigação.

Defina uma pauta objetiva

Devem estar dispostos na pauta todos os assuntos que serão discutidos na reunião. Para evitar que algum assunto não seja abordado, ela deve ser elaborada com alguns dias de antecedência, conforme a Convenção do Condomínio. Em caso de omissão, utiliza-se a Lei n° 4591/64.

É importante ter em mente que a pauta deve ser a mais objetiva possível. Lembre-se que sua intenção é deixar a assembleia o mais descomplicada possível, evitando que ela se estenda além do tempo estabelecido.

Nesse cenário, não é recomendado ter mais de quatro itens para serem discutidos na mesma assembleia. Da mesma forma, a reunião não pode ultrapassar 30 minutos por item, afinal, uma assembleia com mais de duas horas deixará os participantes dispersos.

Faça a convocação com antecedência

Com a pauta pronta, siga o cronograma e convoque os moradores com alguns dias de antecedência — de acordo com prazo mencionado na Convenção do Condomínio ou, na falta deste, dez dias corridos antes da realização da assembleia.  

Para garantir que todos os moradores estejam cientes da convocação, o edital deve ser entregue protocolado para os proprietários residentes no condomínio e por AR (Aviso de Recebimento). Fixar comunicados em quadro de avisos também é uma estratégia válida.

Grandes empresas de gestão de condomínios viabilizam eletronicamente o edital de convocação para que todos possam acessá-lo no Portal de Relacionamento (site).

Seja qual for o meio de comunicação que você escolher, o importante é que todos sejam notificados. Do contrário, as decisões podem ser invalidadas judicialmente.

Estabeleça um protocolo

Um dos fatores que podem aumentar ou diminuir a presença dos moradores nas assembleias é a organização. Ninguém se sente confortável em uma reunião bagunçada, em que todos falam ao mesmo tempo.

Por esta razão, o presidente da mesa deve estabelecer regras para facilitar a discussão dos temas abordados e garantir que todos tenham voz ativa nas decisões tomadas.

Alguns acordos simples podem ser feitos para que a reunião fique mais efetiva. Veja alguns exemplos:

  • levantar a mão para pedir a palavra;

  • não interromper o outro;

  • deixar o celular desligado ou no silencioso;

  • não discutir questões pessoais;

  • estabelecer um limite para a fala de cada condômino.

Não perca o foco

Se os assuntos contidos na pauta forem abordados, respeitando-se o tempo estipulado para as discussões, a reunião acontecerá com tranquilidade. Mas, para deixá-la mais fluida, experimente fazer apresentações dinâmicas e atrativas.

Com tantos recursos visuais disponíveis atualmente, é possível explicar projetos e exibir demonstrativos financeiros de forma mais objetiva, mantendo a concentração e interesse dos participantes.

Se aparecerem outros pontos que os moradores queiram discutir, o presidente da mesa deverá anotar para que sejam incluídos na pauta da próxima reunião.

Por este motivo, o mais indicado é que o presidente seja uma pessoa respeitada por todos os moradores e neutra. Além disso, ele deve saber o momento certo de intervir em situações desagradáveis como discussões acaloradas, deboches, reclamações, acusações pessoais, entre outras.

Propicie um ambiente agregador

Uma das coisas mais difíceis nas assembleias de condomínios é engajar os participantes, de modo que eles considerem importante comparecer e participar ativamente.

Na maioria das vezes, ninguém quer interromper a rotina em casa e no trabalho, por isso é bom oferecer atrativos para chamar a atenção dessas pessoas.

Oferecer um ambiente confortável é essencial, mas sabemos das limitações de muitos condomínios em relação a espaços que atendam a toda comunidade.

Nesses casos, deve se considerar a oportunidade de realizar as assembleias em lugares externos ao condomínio, com fácil acesso aos moradores e sem onerar as despesas do prédio, tornando a assembleia um momento de bem-estar.

Escreva a ata da forma correta

A ata deve conter uma linguagem formal e respeitar as normas de redação técnica, ou seja, não utilizar abreviaturas, escrever números por extenso, não ter rasuras, entre outras regras. Também é importante que o secretário evite narrativas longas e desnecessárias.

Para evitar contratempos, é possível sugerir, antes do início da assembleia, a autorização da gravação de vídeo e/ou áudio dos assuntos discutidos na reunião. Isso poderá agilizar o processo e ainda servir como mais um meio para se evitar a perda de algumas informações.

É importante também seguir o prazo da Convenção do Condomínio ou, na ausência desta, considerar a Lei n° 4591/64, na qual está discriminado o prazo de oito dias.

Conheça a legislação vigente

É importante que tanto o síndico como os outros envolvidos na realização da assembleia conheça a legislação que deve ser seguida pelos condomínios. O Código Civil (Lei n° 10.406/2002), por exemplo, é a principal lei que deve ser observada.

Além dela, são normativas importantes a Lei n° 4591/64, a Convenção do Condomínio e o Regimento Interno.

No entanto, é fundamental que essas duas últimas não se choquem com as leis municipais, estaduais e federais e disciplinem a convivência nos condomínios, seja nas áreas comuns ou específicas para cada grupo.

Exerça uma liderança pautada na ética

O presidente da mesa, por questões éticas, deve ser isento de interesse frente à pauta a ser discutida.

É natural que todos os condôminos tenham interesse nos assuntos pertinentes ao condomínio, mas, em caso de eventual discussão de multa aplicada à unidade infratora, por exemplo, não poderá o representante desta unidade ser o presidente.

Conclusão

Como você viu, engajar os moradores e organizar uma reunião de condomínio requer planejamento e iniciativas inovadoras. Com o tempo, a assembleia se tornará um evento mais simples de ser realizado e você poderá avaliar melhor o comportamento dos moradores em cada situação.

Nossas dicas foram úteis para a sua gestão como síndico? Agora que você já sabe como organizar melhor a assembleia de condomínio, aproveite a visita para assinar nossa newsletter. Você receberá outros conteúdos relevantes direto no seu e-mail, o que acha?

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