A assembleia de condomínio é um dos momentos mais importantes da vida democrática do condomínio. Com um bom planejamento, é possível que essas reuniões sejam proveitosas, capazes de engajar todos os participantes e, claro, promover discussões que resultem em soluções realmente eficazes.
Ir a uma reunião em condomínio não é dos programas mais atrativos, contudo é essencial para que o condomínio caminhe de forma ágil e correta. Então, como engajar os condôminos e ter uma maior participação nas assembleias?
Crie um cronograma de reuniões
Reuniões periódicas são importantes para manter a massa condominial ciente e envolvida no dia a dia do condomínio. Realizados corretamente, esses encontros podem servir de termômetro das prioridades a serem deliberadas em assembleias.
Dessa forma, os condôminos podem se programar e não serem convocados em cima da hora. Com o tempo, comparecer às assembleias se tornará um hábito, e não uma obrigação.
Invista na comunicação
Fazer uso do envio eletrônico de comunicados e avisos, por exemplo, é um meio de contribuir para a harmonia e integração de todos os moradores do condomínio.
Defina uma pauta objetiva
Devem estar dispostos na pauta todos os assuntos que serão discutidos na reunião. Para evitar que algum assunto não seja abordado, ela deve ser elaborada com alguns dias de antecedência, conforme a Convenção do Condomínio.
É importante ter em mente que a pauta deve ser a mais objetiva possível. Lembre-se que sua intenção é deixar a assembleia o mais descomplicada possível, evitando que ela se estenda além do tempo estabelecido.
Faça a convocação com antecedência
Convoque os moradores com alguns dias de antecedência — de acordo com prazo mencionado na Convenção do Condomínio ou, na falta deste, dez dias corridos antes da realização da assembleia.
Fixar comunicados no quadro de avisos também é uma estratégia válida, o importante é que todos sejam notificados. Do contrário, as decisões podem ser invalidadas judicialmente.
Estabeleça um protocolo
Um dos fatores que podem aumentar ou diminuir a presença dos moradores nas assembleias é a organização. Ninguém se sente confortável em uma reunião bagunçada, em que todos falam ao mesmo tempo.
Por esta razão, o presidente da mesa deve estabelecer regras para facilitar a discussão dos temas abordados e garantir que todos tenham voz ativa nas decisões tomadas.
Não perca o foco
Se os assuntos contidos na pauta forem abordados, respeitando-se o tempo estipulado para as discussões, a reunião acontecerá com tranquilidade. Mas, para deixá-la mais fluida, experimente fazer apresentações dinâmicas e atrativas.
Com tantos recursos visuais disponíveis atualmente, é possível explicar projetos e exibir demonstrativos financeiros de forma mais objetiva, mantendo a concentração e interesse dos participantes.
Se aparecerem outros pontos que os moradores queiram discutir, o presidente da mesa deverá anotar para que sejam incluídos na pauta da próxima reunião.
Aposte na assembleia virtual
Uma das coisas mais difíceis nas assembleias de condomínios é engajar os participantes, de modo que eles considerem importante comparecer e participar ativamente.
Na maioria das vezes, ninguém quer interromper a rotina em casa e no trabalho, por isso é bom oferecer atrativos para chamar a atenção dessas pessoas.
Oferecer a assembleia em ambiente virtual aumenta a participação dos condôminos que não terão que se deslocar para efetivar a participação. Mas lembre-se, siga os mesmos critérios da assembleia presencial, dispostos no Código Civil (como edital de convocação, registro de atas etc.), instrua todos os participantes de como participar e votar e utilize plataformas virtuais confiáveis que sejam à prova de fraudes.
Exerça uma liderança pautada na ética
O presidente da mesa, por questões éticas, deve ser isento de interesse frente à pauta a ser discutida.
É natural que todos os condôminos tenham interesse nos assuntos pertinentes ao condomínio, mas, em caso de eventual discussão de multa aplicada à unidade infratora, por exemplo, não poderá o representante desta unidade ser o presidente.
Engajar os moradores e organizar uma reunião de condomínio requer planejamento e iniciativas inovadoras. Com o tempo, a assembleia se tornará um evento mais simples de ser realizado e você poderá avaliar melhor o comportamento dos moradores em cada situação.
