Gerenciar um condomínio não é uma tarefa fácil, reformas, limpeza, manutenção de instalações, conservação das áreas comuns, gestão de conflitos, além de todas as funções burocráticas, como gestão de folha de pagamentos, contabilidade, elaboração da pasta de prestação de contas, dentre muitas outras funções. Essa é uma missão complexa e repleta de responsabilidades para um síndico. Uma opção para tornar esse encargo mais simples, é investir em uma administradora de condomínios.
Uma boa empresa desse ramo se encarrega de controlar todas as tarefas administrativas de um condomínio, permitindo aos moradores obter maior conforto e segurança no dia a dia. Mas, é necessário contar com uma companhia realmente especializada, que seja capaz de cumprir suas tarefas com excelência.
Neste post, preparamos um guia completo para lhe ajudar a escolher a melhor administradora de condomínio. Acompanhe as dicas e coloque-as em prática o quanto antes!
Conheça as responsabilidades da administradora de condomínio
Será que uma administradora tem as mesmas responsabilidades do síndico, considerando que ele é o responsável legal? A resposta é não!
As responsabilidades de uma administradora estão definidas no Código Civil (2002) — especialmente a partir do artigo 653 e os seguintes. Dessa forma, ela efetua suas atividades como mandatária do representante legal do condomínio.
Com o objetivo de otimizar o trabalho e simplificar o processo de gestão de um condomínio, o papel da administradora abrange operacionalizar os cuidados do condomínio. Ela tem poderes para cuidar do departamento pessoal, das áreas administrativa, financeira e jurídica. A administradora é encarregada de prestar todo apoio necessário ao síndico, conselho e condôminos para as melhores tomadas de decisão. As funções da administradora são, geralmente, delegadas pelo próprio síndico e firmadas em um contrato de prestação de serviços, conforme os interesses e as necessidades de cada condomínio. Algumas de suas funções são:
- Fazer cotações de compra;
- Emitir circulares, advertências e multas solicitadas pelo síndico;
- Dar suporte ao síndico em questões rotineiras;
- Assessorar antes, durante e depois as assembleias;
- Emitir a ata condominial;
- Emitir boletos dos valores aprovados em assembleia;
- Realizar o pagamento de contas, análises tributárias e prestação de contas;
- Fazer os cálculos, controles e realizar pagamentos dos funcionários contratados pelo condomínio;
- Auxiliar na previsão orçamentária;
- Controlar o vencimento de seguros e serviços obrigatórios;
- Controlar o pagamento das cotas do condomínio;
- Atualizar o síndico sobre leis e as normas que falam sobre gestão condominial;
- Escolher fornecedores confiáveis.
Descubra dicas para escolher a melhor administradora
Neste tópico, veremos formas de escolher uma boa administradora de condomínio. O que é mais importante: o valor cobrado ou a reputação da empresa? Vale a pena comparar antes de contratar? Saiba mais nos próximos tópicos!
Conheça a história da administradora
Realize uma pesquisa cuidadosa sobre a empresa. Uma boa administradora deve ter experiência de mercado e idoneidade. Avalie há quanto tempo ela está atuando no mercado, quais condomínios são atendidos por ela, e se ela tem capacidade para gerenciar condomínios do mesmo tipo que o seu com segurança e eficiência.
Analise também se a empresa possui certificações que atestam a transparência e ética em seus processos, serviços prestados e produtos.
Analise os orçamentos
Certamente, é importante considerar o valor da prestação do serviço. Mas, também é conveniente ter cuidado ao efetuar essa análise. Nem sempre os preços mais baratos compensam, já que o trabalho realizado pode ser de baixa qualidade e incompleto. Compare os preços com os serviços: os processos administrativos englobam mais de 110 serviços diferentes. Então pense bem na hora de escolher uma administradora para que ela faça mais do que só emitir boleto e pagar contas.
É preciso analisar, antes de tudo, o custo-benefício. Se a empresa cobra um pouco mais caro, mas seu serviço é de primeira qualidade, certamente vale a pena pagar mais por um trabalho confiável.
Veja as cláusulas dos contratos
Todo contrato deve ser elaborado e lido com cuidado, seja em qualquer situação. No caso de contratos com administradoras de condomínio, isso não é diferente. Lembre-se de que se trata de uma troca em que a administradora de condomínios presta serviços e recebe uma remuneração específica por seu trabalho.
O contrato apresenta cláusulas que devem detalhar bem as condições da contratação. Quanto mais claras forem essas condições, melhor. Cláusulas ambíguas, ou seja, passíveis de mais de uma interpretação, podem gerar posteriores conflitos e processos na Justiça, o que não é bom para nenhuma das partes.
Sempre que tiver dúvidas sobre determinada cláusula, procure esclarecimentos sobre o assunto. Se o sentido do texto não estiver muito claro, talvez seja melhor refazer a condição, substituí-la por outra ou mesmo eliminá-la.
Analise o suporte
O relacionamento do síndico com uma administradora é geralmente efetivado a longo prazo. Por isso é muito importante fazer uma minuciosa análise do atendimento e do suporte prestados pela empresa contratada.
Entre os critérios a considerar, podemos destacar:
- qualidade na entrega dos serviços;
- capacidade de oferecer atendimento personalizado, conforme as necessidades e o perfil dos condôminos;
- qualificação profissional;
- nível de educação;
- habilidades para solucionar conflitos (evitando, sempre que possível, entrar na Justiça);
Avalie a tecnologia disponível
A tecnologia é outro ponto a ser analisado na hora de selecionar a melhor administradora de condomínio. Ao contrário do que muitos pensam, esta contribui na redução dos custos, pois o uso de recursos tecnológicos tem se tornado cada vez mais popular e acessível.
Vale ressaltar que a tecnologia também permite executar as tarefas com mais agilidade, aumentar a produtividade, simplificar o trabalho e obter mais eficiência, oferecendo melhores resultados.
No caso de uma administradora de condomínio, a tecnologia pode consistir em softwares de gestão e outros sistemas automatizados que apoiam o aperfeiçoamento das atividades diárias do condomínio, como a entrega imediata de mensagens, reserva automática dos espaços de festa, pasta de prestação de contas digital, assembleia virtual, aplicativo etc.
Essas ferramentas avançadas auxiliam o síndico e os condôminos a terem mais domínio e independência na gestão do condomínio, e também permitem maior participação deles nos processos administrativos. Dessa forma, o sistema de gestão fica compartilhado entre a administradora de condomínio, o síndico e os moradores, o que tende a produzir maior satisfação geral.
Busque o diferencial da empresa
Diferencial competitivo é uma expressão muito usada atualmente que significa que uma empresa precisa se destacar das outras em função de certas características exclusivas. Agregar algum tipo de valor ao serviço é uma forma que muitas companhias encontram de desenvolver esta diferenciação. Assim, toda administradora de condomínio também deve ter um diferencial.
O diferencial pode estar na tecnologia disponível, qualidade no atendimento e eficiência dos processos, blogs educativos, conhecimento das leis que a administradora de condomínio possui. Para selecionar a empresa conforme o diferencial mais relevante, é preciso levar em conta as necessidades do próprio condomínio. Você pode observar:
- Tempo de mercado;
- Atendimento personalizado;
- Baixo número de clientes por carteira;
- Estabilidade financeira;
- Central de Atendimento aos condôminos;
- Setor de Comunicação para revisão dos comunicados internos e atas;
- Atendimento on-line para acessos de: segunda via de boletos, Convenção Condominial, Regimento Interno, comunicados, apresentações financeiras, prestação de contas, reservas de espaços comuns etc.;
- Disponibilidade de gestão financeira pool ou conta própria para o condomínio;
- Acompanhamento da previsão orçamentária;
- Setor de integração de novos clientes;
- Arrecadação Garantida (gestão frente à inadimplência condominial);
- Compliance Corporativo;
- Ser associada da AABIC e do Secovi;
- Certificação ISO 37001 de gestão antissuborno
- Certificação ISO 9001: Sistema de Gestão de Qualidade;
- Certificação PROAD: Programa de Autorregulamentação da Administradora de Condomínios.
Tudo isso é importante para o síndico se sentir tranquilo, utilizando do seu tempo pessoal e profissional para outros afazeres que não seja o condomínio.
Uma boa escolha pode poupar dinheiro e tempo enquanto promove o crescimento do negócio. Uma má escolha pode trazer prejuízos financeiros e outros tipos de perda que vão atrapalhar o desenvolvimento do condomínio.
O segredo de uma seleção cuidadosa está em critérios como: histórico da empresa, orçamentos, suporte dado ao condomínio, cláusulas contratuais, cobranças extras, tecnologia disponível e o diferencial que aquela organização apresenta em relação a outras empresas do ramo.
A Robotton possui mais de 49 anos de atuação na administração de condomínios, foi a primeira administradora a conquistar a certificação ISO 37001 de gestão antissuborno. Com um trabalho pautado na ética e transparência em sua conduta, investe em tecnologias condominiais, presta um serviço personalizado de acordo com as necessidades de cada condomínio e aposta na melhoria contínua para aprimorar seus processos, serviços e produtos.
Tem mais dúvidas sobre o que levar em consideração na hora de contratar uma boa administradora de condomínios? Deixe seu comentário! Aproveite para entrar em contato com a Robotton e conhecer o trabalho que oferecemos!
