Administração

Saiba como escolher uma administradora de condomínio

Saiba como escolher uma administradora de condomínio

Publicado em 22 de Janeiro de 2018
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Gerenciar um condomínio não é uma tarefa fácil, pois envolve muita responsabilidade e conhecimentos específicos. Uma opção para tornar esse encargo mais simples é investir em uma administradora de condomínio.

Uma boa empresa desse ramo se encarrega de controlar todas as tarefas administrativas de um condomínio, permitindo aos moradores obter maior conforto e segurança no dia a dia. Mas é necessário contar com uma companhia realmente especializada, que seja capaz de cumprir suas tarefas com excelência.

Neste post, preparamos um guia completo para lhe ajudar a escolher a melhor administradora de condomínio. Acompanhe as dicas e coloque-as em prática o quanto antes!

Conheça as responsabilidades da administradora de condomínio 

Será que uma administradora tem as mesmas responsabilidades do síndico, considerando que ele é o responsável legal? Administrar é o ato de gerenciar um negócio próprio ou de outrem, seja ele privado ou público.

Na administração de condomínios, existe um acordo entre as partes (condomínio e administradora), firmado por meio de um contrato escrito ou verbal. Nesse acerto, ficam definidas quais serão as funções da empresa de gestão que está sendo contratada. Tratando-se de um acordo bilateral, a figura do gestor de negócio não é incluída (artigo 861 do Código Civil).

As responsabilidades de uma administradora estão definidas no Código Civil (2002) — especialmente a partir do artigo 653 e os seguintes. Dessa forma, ela efetua suas atividades como mandatária do representante legal do condomínio. Vale lembrar que ainda não existe uma lei específica sobre o assunto no Brasil.

Algumas entidades de classe, como a AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), o Secovi (Sindicato das Empresas de Compra, Venda, Locação, Administração de Imóveis e dos Condomínios Residenciais e Comerciais) e a Abadi (Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis), se esforçam para regulamentar o setor por meio de normas específicas, regulamentação da atividade, requisitos mínimos de funcionamento e assim por diante.

Contudo, ainda se trata de uma etapa em produção, que está um pouco distante da realidade que se vivencia no dia a dia de um condomínio. Assim a AABIC e o SECOVI  iniciaram a autorregulamentação PROAD (Programa de Autorregulamentação da Administração de Condomínio), ou seja, um programa que visa destacar no mercado as empresas que atuam com foco na qualidade de vida dos moradores, no convívio social e na valorização patrimonial dos imóveis, com ética, profissionalismo e responsabilidade. Por esse motivo, síndicos e condôminos devem ter cautela ao contratar administradores.

As responsabilidades de uma administradora de condomínio são classificadas em princial, secundárias e eventuais.

A função principal

A função principal, também chamada de precípua, é ajudar o síndico no desenvolvimento das atividades rotineiras do empreendimento. Entre elas, estão:

  • contabilizar receitas e despesas;
  • elaborar folhas de pagamento;
  • realizar pagamentos;
  • emitir boletos de pagamento das cotas condominiais;
  • confeccionar pastas de prestação das contas do mês;
  • assessorar as assembleias gerais (organizando antes e depois).

Um ponto fundamental a se destacar é que a administradora não pode decidir ou tomar providências, mas apenas alertar o representante legal do condomínio, cabendo a ele tomar a decisão, acatando ou não a sugestão da contratada.

Nesse sentido, a administradora deve orientar o representante legal acerca dos aspectos jurídicos e oferecer suporte a todas as funções administrativas.

Em todo caso, é possível contratar a administradora para que esta comece a tomar decisões, mas isso não é comum.

Além do mais, essa atitude implica em um conjunto de providências legais e contratuais para que se conquiste o objetivo almejado: autorização da assembleia para que a administradora execute as ações, contrato redigido delimitando a atuação da administradora, outorga de procuração específica, remuneração para essas atividades entre outros.

As funções secundárias

As funções secundárias, embora se refiram às atividades desenvolvidas diariamente no condomínio, são causais, as quais não estão previstas e nem apresentam data aprazada para ocorrerem.

Entre as responsabilidades de natureza secundária, podem ser citadas:

  • aplicação de multas e advertências;
  • emissão de circulares;
  • fornecimento de orientações específicas — Regulamento Interno, Convenção Condominial, formas de realizar assembleias, prazos e assim por diante.

As funções eventuais

As funções eventuais podem ser de dois tipos: contratadas e especiais.

Toda atividade eventual se caracteriza por ser esporádica, resultante de determinado serviço, como a realização da Assembleia Geral pelos funcionários da administradora de condomínio.

As tarefas eventuais também acontecem em certas épocas do ano, como a entrega da Rais (Relação Anual de Informações Sociais) e da Dirf (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte).

As responsabilidades eventuais consistem, portanto, em não ser o objetivo principal do contrato, mas em atividades que a administradora, ainda assim, dispõe de condições materiais, técnicas e tecnológicas para efetuá-las.

As funções eventuais contratadas são as que se ajustam à definição acima, sendo contempladas e ajustadas no contrato firmado entre a empresa e o próprio condomínio, envolvendo ou não custos adicionais.

Já as funções eventuais especiais, na maioria das vezes, não estão definidas em contrato e não apresentam custos definidos — devendo ser acordadas à parte conforme as necessidades exigirem.

Como exemplo de uma responsabilidade eventual especial, podemos citar o cadastro de um condomínio novo no sistema de economias da Sabesp (Companhia de Saneamento Básico do Estado de São Paulo).

Esse cadastro permite ao condomínio deixar de pagar como um único consumidor e passar a pagar de acordo com a quantidade de unidades no prédio. Embora não seja um ato de responsabilidade de uma administradora de condomínio, ele poderá ser ajustado entre as partes.

Mesmo se prevista em contrato, essa tarefa continua sendo uma responsabilidade eventual (nesse caso, eventual contratada), mas nunca uma responsabilidade principal.

Para evitar desgaste na relação entre contratada e contratador, é oportuno utilizar a tabela da AABIC (Referencial de serviços Especiais), para definição dos valores adequados para esses serviços eventuais.

Descubra dicas para escolher a melhor administradora 

Neste tópico, veremos formas de escolher uma boa administradora de condomínio. O que é mais importante: o valor cobrado ou a reputação da empresa? Vale a pena comparar antes de contratar? Saiba mais nos próximos tópicos!

Verifique o histórico da empresa 

Uma boa administradora deve ter experiência de mercado e idoneidade. Estas são características que devem ser consideradas durante a análise do histórico da empresa.

Avalie há quanto tempo está atuando no mercado e quais condomínios já foram ou ainda são atendidos por ela. Outro ponto interessante a observar é se a empresa responde (ou já respondeu) a algum processo na Justiça.

Uma forma de verificar a trajetória da empresa é entrar em contato com os representantes legais e moradores de outros condomínios para saber o que eles pensam dos serviços prestados por ela. As opiniões podem revelar muito sobre a responsabilidade e a capacidade da administradora em gerenciar condomínios com segurança e eficiência.

Um dos pontos que contribuem para que a organização seja realmente confiável é o engajamento de seus profissionais com o trabalho que fazem, seu potencial e o conhecimento que eles dispõem.

Por isso, caso deseje escolher uma empresa, considere a formação dos gestores e dos funcionários (cursos de graduação, especialização, MBA, mestrado e assim por diante).

Analise os orçamentos 

Certamente, é importante considerar o valor da prestação do serviço. Mas também é conveniente ter cuidado ao efetuar essa análise. Nem sempre os preços mais baratos compensam, já que o trabalho realizado pode ser de baixa qualidade.

Muitas organizações podem cobrar preços muito abaixo da média, porém não entregam serviços que correspondem à demanda ou não satisfazem as necessidades do condomínio que a contratou.

É preciso analisar, antes de tudo, o custo-benefício. Se a empresa cobra um pouco mais caro, mas seu serviço é de primeira qualidade, certamente vale a pena pagar mais por um trabalho confiável.

Contudo, verifique se o preço não está muito acima da média cobrada pelas administradoras de condomínio no mercado. Diante da concorrência, sempre convém analisar opções antes de escolher e filtrá-las bem, considerando que algumas empresas podem explorar, cobrando preços exorbitantes sem oferecer nada de tão especial.

Observe as cobranças extraordinárias 

Outro ponto a ser verificado é a possibilidade da cobrança de custos adicionais com a administração do condomínio. Isso significa que é preciso analisar as condições propostas pela empresa. Algumas podem determinar percentuais sobre a cobrança de condôminos inadimplentes, por participações em assembleias, pela entrega de declarações e outras funções.

Se for o caso, certifique-se de como serão cobradas as multas por condôminos inadimplentes, pois é importante ficar a par de como funcionam as multas e juros para pagamento atrasado dos serviços prestados.

Por isso é fundamental que o representante legal e os outros responsáveis fiquem cientes de quanto realmente deverão pagar no total.

Veja as cláusulas dos contratos 

Todo contrato deve ser elaborado e lido com cuidado, seja em qualquer situação. No caso de contratos com administradoras de condomínio, isso não é diferente. Lembre-se de que se trata de uma troca em que a administradora de condomínio presta serviços e recebe uma remuneração específica por seu trabalho.

O contrato apresenta cláusulas que devem detalhar bem as condições da contratação. Quanto mais claras forem essas condições, melhor. Cláusulas ambíguas, ou seja, passíveis de mais de uma interpretação, podem gerar posteriores conflitos e processos na Justiça, o que não é bom para nenhuma das partes.

Sempre que tiver dúvidas sobre determinada cláusula, procure esclarecimentos sobre o assunto. Se o sentido do texto não estiver muito claro, talvez seja melhor refazer a condição, substituí-la por outra ou mesmo eliminá-la.

Alguns pontos que merecem especial atenção são:

  • multas por rescisão de contrato;
  • obrigações da administradora de condomínio;
  • incumbências do condomínio em relação à administradora;
  • transferência da representação legal do condomínio para as movimentações bancárias.

Analise o suporte 

O relacionamento do síndico com uma administradora é geralmente efetivado em longo prazo. Por isso é muito importante fazer uma minuciosa análise do atendimento e do suporte prestados pela empresa contratada.

Entre os critérios a considerar, podemos destacar:

  • agilidade na entrega dos serviços;
  • capacidade de oferecer atendimento personalizado, conforme as necessidades e o perfil dos condôminos;
  • qualificação profissional;
  • nível de educação;
  • habilidades para solucionar conflitos (evitando, sempre que possível, entrar na Justiça);
  • disponibilidade (a administradora de condomínio está sempre disponível para atender o síndico e os moradores ou eles precisam enfrentar uma burocracia elevada para serem atendidos?).

Essa análise pode ser feita no decorrer da pesquisa pela melhor empresa, como durante as consultas para orçamento ou nos esclarecimentos de dúvidas.

Avalie a tecnologia disponível

A tecnologia é outro ponto a ser analisado na hora de selecionar a melhor administradora de condomínio. Ao contrário do que muitos pensam, esta contribui na redução dos custos, pois o uso de recursos tecnológicos tem se tornado cada vez mais popular e acessível.

Vale ressaltar que a tecnologia também permite executar as tarefas com mais agilidade, aumentar a produtividade, simplificar o trabalho e obter mais eficiência, oferecendo melhores resultados.

No caso de uma administradora de condomínio, a tecnologia pode consistir em softwares de gestão e outros sistemas automatizados que apoiam o aperfeiçoamento das atividades diárias do condomínio, como a entrega imediata de mensagens e reserva automática dos espaços de festa e das áreas de lazer.

Essas ferramentas avançadas auxiliam o síndico e os condôminos a terem mais domínio e independência na gestão do condomínio, e também permitem maior participação deles nos processos administrativos. Dessa forma, o sistema de gestão fica compartilhado entre a administradora de condomínio, o síndico e os moradores, o que tende a produzir maior satisfação geral.

Busque o diferencial da empresa 

Diferencial competitivo é uma expressão muito usada atualmente que significa que uma empresa precisa se destacar das outras em função de certas características exclusivas. Agregar algum tipo de valor ao serviço é uma forma que muitas companhias encontram de desenvolver esta diferenciação. Assim, toda administradora de condomínio também deve ter um diferencial.

O diferencial deve ser notado pela maioria das pessoas, ou seja, ser relevante para os clientes. Ele pode ser o preço aliado a uma boa oferta de serviços ou à agilidade para a resolução de problemas.

Outro ponto de destaque significativo seria a capacidade da administradora em solucionar conflitos sem nunca apelar para a Justiça — assim, ela se destaca pela diplomacia ao tratar de assuntos delicados, o que representa uma vantagem para quem deseja se manter longe de tribunais e processos.

Tecnologia disponível, qualidade no atendimento e eficiência dos processos são alguns exemplos de características únicas de uma boa administradora. Na opinião de muitas pessoas, os recursos tecnológicos ajudam bastante, conferindo mais comodidade aos condôminos e ao representante legal.

Outro diferencial que pode ser considerado é o vasto conhecimento das leis que a administradora de condomínio possui. Um amplo entendimento da legislação pode trazer mais alívio e despreocupação aos moradores, assegurando que a empresa agirá sempre de forma legal, sabendo como atuar diante de diferenciadas situações.

Também pode ser um atributo importante a disponibilidade da administradora de condomínio para efetuar responsabilidades secundárias e/ou eventuais, especialmente permitindo que elas estejam definidas em contrato. Para alguns síndicos, quanto mais funções puderem ser delegadas, será melhor.

Para selecionar a empresa conforme o diferencial mais relevante, é preciso levar em conta as necessidades do próprio condomínio.

Entenda as diferenças entre síndico e administradora 

No início deste post, deixamos em aberto uma pergunta: será que uma administradora de condomínio tem as mesmas responsabilidades do síndico, considerando que ele é o administrador do local?

Neste último tópico, vamos esclarecer quais são essas diferenças, quais as funções de um síndico e quais as responsabilidades de uma administradora de condomínio.

O síndico/administrador profissional

Quem é o síndico? É comumente alguém que mora no prédio e, por meio de eleição, assume a responsabilidade de administrar legalmente o condomínio. Ele representa todos os moradores, suas necessidades, seus anseios e desejos.

Vale a pena dizer que o condomínio também pode contratar um síndico profissional, desde que sua Convenção não aponte que o cargo deva ser preenchido exclusivamente por morador.

O síndico deve responder tanto civil quanto criminalmente por suas ações. Ou seja, ele deve zelar pelo bem-estar do condomínio e agir sempre dentro da lei, respeitando normas gerais e específicas (como Regulamento Interno e Convenção Condominial).

Geralmente, a remuneração que o síndico recebe é a isenção da taxa de condomínio.

Como administrador, o síndico deve:

  • convocar assembleias;
  • desempenhar obrigações definidas no Código Civil;
  • representar o condomínio legalmente;
  • cuidar para que as áreas comuns sejam conservadas, o condomínio se mantenha sempre em ordem e os serviços sejam prestados adequadamente;
  • arrecadar as cotas do condomínio;
  • prestar contas à Assembleia Geral e fazer com que todos cumpram suas obrigações (inclusive o pagamento da taxa);
  • intermediar problemas e cuidar para que se desenvolva um ambiente agradável onde todos se sintam bem.

Além do síndico, outra pessoa que pode se responsabilizar pela gestão do condomínio é o gerente predial. Nesse caso, este deve ser certificado em Administração de Condomínio, que é um curso profissionalizante (pelo menos, na maioria das instituições de ensino).

Esse profissional deve realizar a administração do condomínio conforme o conhecimento adquirido durante o curso. Ele é responsável por:

  • apresentar conhecimentos suficientes em legislação e na Convenção Condominial;
  • gerir funcionários;
  • acompanhar as finanças;
  • negociar com prestadores de serviço e fornecedores em geral;
  • prestar contas aos outros condôminos;
  • elaborar a folha de pagamento;
  • pagar contas e encargos do local;
  • valorizar o patrimônio.

Para resumir, podemos afirmar que a responsabilidade de um gerente predial de condomínio é resolver questões de natureza administrativa e operacional, ou seja, cuidar da manutenção do empreendimento.

A administradora de condomínio

A administradora de condomínio tem como função dar assessoria administrativa ao síndico. Ela não pode decidir por ele, mas orientá-lo sobre a melhor decisão.

Em alguns casos, por consenso entre as partes, ela poderá tomar providências por iniciativa própria, porém geralmente cobrará mais caro por isso.

A empresa deve trabalhar no sentido de minimizar riscos e evitar erros de gestão, que acabam provocando prejuízos financeiros.

Veja novamente as funções da administradora de condomínio e compare-as com as funções acima, relativas ao síndico e/ou ao administrador profissional:

  • cuidar dos movimentos financeiros do condomínio;
  • elaborar as prestações de contas;
  • preparar as folhas de pagamento, encargos sociais, escalas de folgas;
  • cuidar da gestão do departamento de pessoal;
  • prestar assistência jurídica;
  • fazer-se presente nas assembleias por meio de um representante;
  • auxiliar na implantação de um sistema de segurança.

Outra obrigação fundamental de uma administradora de condomínio é a gestão de documentos. Ela deve organizar, armazenar, controlar e atualizar documentos, entre eles:

  • CNPJ do condomínio;
  • seguro obrigatório;
  • livro de atas;
  • cadastro dos proprietários e inquilinos;
  • plantas do local (de toda a estrutura do condomínio);
  • pastas com toda a documentação do condomínio, relacionada aos últimos cinco anos.

Uma administradora de condomínio que atue com excelência no mercado pode efetivamente aliviar o trabalho do síndico e tornar a vida de todos os condôminos mais confortável e segura. O importante é saber considerar os principais critérios no momento da escolha.

DIFERENCIAIS A SEREM EXIGIDOS DE UMA BOA ADMINISTRADORA

  • Tempo de mercado; 
  • Atendimento personalizado; 
  • Baixo número de clientes por carteira; 
  • Estabilidade financeira; 
  • Central de Atendimento aos condôminos; 
  • Setor de Comunicação para revisão dos comunicados internos e atas; 
  • Atendimento on-line para acessos de: segunda via de boletos, Convenção Condominial, Regimento Interno, comunicados, apresentações financeiras, prestação de contas, reservas de espaços comuns etc.;
  • Disponibilidade de gestão financeira pool ou conta própria para o condomínio;
  • Acompanhamento da previsão orçamentária;
  • Setor de integração de novos clientes;
  • Arrecadação Garantida (gestão frente à inadimplência condominial);
  • Compliance Corporativo;
  • Ser associada da AABIC e do Secovi;
  • Certificação ISO 9001: Sistema de Gestão de Qualidade;
  • Certificação PROAD: Programa de Autorregulamentação da Administradora de Condomínios.

Tudo isso é importante para o morador se sentir tranquilo, utilizando do seu tempo pessoal e profissional para outros afazeres que não seja o condomínio.

Uma boa escolha pode poupar dinheiro e tempo enquanto promove o crescimento do negócio. Uma má escolha pode trazer prejuízos financeiros e outros tipos de perda que vão atrapalhar o desenvolvimento do condomínio.

O segredo de uma seleção cuidadosa está em critérios como: histórico da empresa, orçamentos, suporte dado ao condomínio, cláusulas contratuais, cobranças extras, tecnologia disponível e o diferencial que aquela organização apresenta em relação a outras empresas do ramo.

O que você achou do post? Considera apropriado contratar os serviços de uma boa administradora de condomínio? Já está pesquisando por empresas desse segmento? Aproveite para entrar em contato com a Robotton e conhecer o trabalho que oferecemos!

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