Administração

Entenda mais sobre o papel da administradora de condomínio

A gestão de condomínio por meio de administradoras surgiu como uma forma de dirimir conflitos entre vizinhos e coordenar serviços que se tornaram necessários para garantir o bem-estar de todos. Confira este post e entenda mais sobre o papel de uma administradora de condomínio.

Publicado em 29 de Novembro de 2019
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A gestão de condomínio por meio de administradoras surgiu como uma forma de dirimir conflitos entre vizinhos e coordenar serviços que se tornaram necessários para garantir o bem-estar de todos. Confira este post e entenda mais sobre o papel de uma administradora de condomínio!

Boa leitura!

O que é uma administradora de condomínio?

O ato de administrar consiste em cuidar de um negócio — seja ele próprio ou de terceiros, público ou particular. Quando se trata de administração de condomínios, geralmente existe um contrato entre os envolvidos (o condomínio e a administradora).

O importante é que nesse documento estejam registrados os deveres e direitos do condomínio e as responsabilidades da administradora. Embora não exista uma lei específica sobre a regulamentação de uma administradora de condomínios, em termos gerais sua atividade é regulamentada pelo artigo 653 do Código Civil:

Artigo 653. Opera-se o mandato quando alguém recebe de outrem poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses. A procuração é o instrumento do mandato.

Explicando os termos jurídicos, temos que “mandato” é o contrato por meio do qual uma pessoa (física ou jurídica), que passa a ser chamada de “mandatário”, recebe de outra pessoa (física ou jurídica), “mandante”, poderes para praticar atos e/ou administrar interesses em seu nome.

O mandato definido entre condomínio e administradora

O mandato pode ser unilateral e gratuito ou bilateral e oneroso. O mandato definido entre um condomínio e uma administradora é do segundo tipo.

Algumas entidades que vêm lutando, há alguns anos, pela regulamentação do setor. Entre essas entidades estão a Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios (AABIC), a Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (ABADI) e o Sindicato das Empresas de Compra, Venda, Locação e Administração de Imóveis Residenciais e Comerciais de São Paulo (SECOVI).

O gerenciamento do condomínio feito pela administradora

Em relação ao gerenciamento do condomínio, a administradora tem poderes para cuidar dos recursos humanos, das áreas administrativa, financeira e jurídica do mandante. O Departamento Pessoal, responsável por atividades referentes aos funcionários (envolvendo, portanto, questões administrativas, financeiras e jurídicas), também é gerenciado pela administradora.

Em um condomínio, muitas vezes, os setores não estão tão bem discriminados como em uma empresa, mas, ainda assim, se refletem no processo de gestão. Dessa forma, a administradora fornece todo o apoio necessário para que o síndico, o Conselho Consultivo e todos os moradores possam tomar as melhores decisões.

Qual é a relação dela com o síndico?

Ainda é comum que algumas pessoas confundam as atribuições do síndico com as de uma administradora. De modo geral, o síndico é responsável pela gestão completa do condomínio.

Porém, quando é contratada uma administradora, as funções do síndico e as da empresa terceirizada são diferentes: o síndico passa a ter a função mais estratégica do gerenciamento. Compete à administradora de condomínio a missão de ajudar o síndico em suas tarefas administrativas e no cumprimento de todas as exigências da lei.

As funções do síndico

Ao fazer a transferência de parte das responsabilidades para uma administradora, essas atividades devem ficar registradas em um contrato minucioso para minimizar os riscos de dúvidas e conflitos futuros. Desse modo, as duas partes ficam protegidas.

O síndico continua sendo o representante, perante a lei, dos interesses do condomínio em todos os âmbitos: judicial, condominial e administrativo. Também é sua obrigação prestar contas de sua administração anualmente ou quando isso for exigido. É ele quem responde civilmente por danos que o condomínio vier a sofrer durante sua gestão.

As funções da administradora

As funções da administradora são, geralmente, delegadas pelo próprio síndico e firmadas em um contrato de prestação de serviços, conforme os interesses e as necessidades de cada condomínio.

A administradora de condomínio pode se responsabilizar, entre outras coisas, pela convocação e organização das Assembleias Gerais, pela gestão dos contratos, pelo pagamento das despesas, pelo controle contábil, pelo cumprimento de exigências — como obrigações trabalhistas e tributárias, segurança contra incêndios, gestão da saúde.

Na verdade, as funções de uma administradora dependem muito do que for acordado entre o síndico e a empresa terceirizada. Também existe o sistema de cogestão, no qual o síndico e os conselheiros efetuam a administração auxiliados por profissionais de fora — estes podem pertencer a um escritório de contabilidade, de advocacia ou a uma administradora.

Assim, muitas tarefas são efetuadas internamente, como a organização de assembleias, a compra de materiais, a contratação de funcionários e outras atividades. Nesse caso, as empresas externas assumem responsabilidade com as atividades mais burocráticas, como elaboração e controle da folha de pagamento, emissão de boletos para cobrança das taxas condominiais, guias relacionadas aos encargos sociais e assim por diante.

De acordo com a Lei nº 4.591/1964 (conhecida como Lei do Condomínio), o síndico é o responsável pela guarda dos documentos do condomínio (contratos, originais de recolhimentos dos encargos sociais, cadastro dos condôminos, notas fiscais de mercadorias e serviços).

Por esse motivo, a administradora deve enviar a pasta ao síndico logo depois de fechar o demonstrativo mensal. Essa atitude evitará perda de documentos ao longo do tempo, especialmente se houver mudança de empresa.

Por que a maioria dos condomínios conta com o apoio de uma administradora?

O síndico desempenha um papel difícil na gestão de condomínio, pois são exigidos dele diversos conhecimentos técnicos específicos. Há alguns anos, esses conhecimentos não eram tão necessários quanto hoje, época de tecnologia avançada, de mercado disputado, em que as informações trafegam em alta velocidade e a profissionalização se torna quase uma exigência em todas as áreas.

Não é à toa que são disponibilizados cursos de todo tipo tanto na internet quanto presencialmente. Assim, contar com uma administradora de condomínio responsável torna menos árdua a vida do síndico e dos moradores do prédio.

Como a administradora contribui com o síndico

Ela coopera com tecnologia sofisticada, conhecimentos especializados, atuação de profissionais gabaritados (com cursos e graduações) — entre os recursos tecnológicos disponíveis para as administradoras podemos citar a emissão automática de segunda via de contas e os balancetes online, por exemplo.

É importante que a administradora atenda prontamente às demandas técnicas do síndico. Com esse apoio, ele consegue uma rápida resolução para os problemas que podem surgir no condomínio e tem um suporte para tirar suas dúvidas sobre diferentes assuntos (de natureza administrativa ou jurídica).

Como mencionamos, o síndico é quem responde civilmente (e na área criminal também) pelos assuntos do condomínio. Os conhecimentos e a experiência de uma boa administradora garantirão que ele não cometa erros por ignorância ou precipitação, evitando tomada de decisões que possam acarretar conflitos entre ele e os condôminos — ou, quem sabe, entre ele e a Justiça.

O nome do síndico fica associado ao CNPJ do condomínio enquanto ele estiver exercendo sua gestão, comprometendo-o com obrigações tributárias ligadas ao lugar.

As vantagens que a administradora pode oferecer

Assim, ao fechar parceria com uma administradora, o síndico tem um suporte que serve tanto como “consciência” dele (orientando, tirando dúvidas, analisando as ideias) quanto como um suporte técnico personalizado que atua por conta própria, executando muitas tarefas e liberando o síndico para atividades de natureza mais estratégica.

No caso de condomínios em São Paulo, vale lembrar que a administradora não tem obrigação de fazer o cadastro de um novo condômino no sistema de Saneamento Básico do Estado de São Paulo (SABESP), permitindo que o condomínio passe a pagar conforme a quantidade de suas unidades e não como um único grande consumidor. De qualquer modo, o síndico poderá ajustar isso com a administradora escolhida.

Entre as vantagens de contratar os serviços de uma administradora de condomínio, podemos citar:

  • funcionários com mais qualificação;
  • diminuição de gastos (mais economia);
  • serviços mais ajustados às necessidades dos moradores;
  • consultorias em assembleias;
  • menos riscos de penalizações por infração à lei;
  • cooperação para contratar os seguros;
  • emissão de boletos para a cobrança das taxas de condomínio.

Quais são as principais atribuições da administradora?

As funções de uma administradora de condomínio podem ser classificadas em função principal, funções secundárias e funções eventuais. A função principal é ajudar o síndico no exercício das tarefas diárias do condomínio, orientando-o em relação às questões legais. As atividades secundárias são relacionadas com a rotina do condomínio, mas nem sempre são previstas e têm uma data específica para acontecer.

As atividades eventuais acontecem de forma esporádica, resultantes de determinados serviços ou em épocas específicas do ano — entrega da DIRF, por exemplo — e se dividem em contratadas e especiais. As atividades eventuais contratadas estão previstas no contrato firmado entre o síndico e a administradora e podem ou não ter custos extras.

As especiais são as que não estão registradas no contrato e implicam em custos adicionais para o condomínio. A seguir, listamos as principais atribuições de uma administradora de condomínio. Acompanhe!

Assessoria a pré e pós-assembleias

A administradora oferece assessoria para a realização das assembleias — sejam elas Gerais Ordinárias ou Extraordinárias. Isso significa que os profissionais da administradora ajudarão o síndico e os conselheiros a preparar todo o ambiente para a realização das assembleias, orientando sobre os assuntos que deverão constar na pauta e oferecendo suporte para a prestação de contas ou a efetivação de orçamentos.

A Assembleia Geral Ordinária (AGO) deve ser realizada anualmente e nela as contas podem ou não ser aprovadas pelos condôminos. Com a participação da administradora, a aprovação pode acontecer mais naturalmente, considerando que os moradores não terão tantos motivos para desconfianças.

Possíveis irregularidades do síndico podem ser retificadas antes da assembleia pela administradora de forma a apresentar os números e os resultados da maneira mais precisa e satisfatória possível.

A Assembleia Geral Extraordinária (AGE) é convocada para tratar de assuntos que não foram analisados na última Assembleia Ordinária ou que são urgentes, requerendo uma reunião excepcional. Os casos previstos em lei (Novo Código Civil) para a convocação de Assembleias Extraordinárias são:

  • realização de obras úteis (aquelas que melhoram o uso comum), como a instalação de sistemas de segurança e reformas na guarita;
  • realização de obras voluptuárias (aquelas que não aumentam o uso do espaço ou bem, servindo para divertimento), como reforma da quadra esportiva, instalação de uma sauna, compra de mais uma churrasqueira;
  • construção de outro pavimento no prédio;
  • alteração na destinação do edifício (de estabelecimento residencial para comercial, por exemplo).

As obras necessárias podem ou não exigir Assembleia Extraordinária. Uma obra necessária é aquela que serve para conservar o condomínio — como a impermeabilização de um ponto em que ocorrem vazamentos. Para saber se é preciso ou não convocar assembleia, o síndico e a administradora deverão conhecer o que diz a Convenção de Condomínio.

Geralmente, quando as despesas não são muito grandes, não é preciso convocar assembleia. Contudo, se elas forem urgentes e muito dispendiosas, é fundamental a convocação de assembleia o mais rápido possível.

A administradora de condomínio também dá assessoria pós-assembleia, atendendo condôminos e outros interessados. Ela dá apoio principalmente ao síndico caso suas contas não sejam aprovadas na Assembleia Geral Ordinária. Talvez seja solicitada uma auditoria ou talvez seja necessário que o síndico entre na Justiça para que os condôminos aprovem contas que já foram apontadas como corretas.

Apoio ao síndico na tomada de decisões

A administradora também ajuda o síndico a tomar decisões acertadas — ou seja, ela não somente oferece suporte operacional e técnico, mas estratégico também. Apenas os profissionais mais atualizados e qualificados podem orientar sobre diferentes assuntos que envolvem áreas diversas e, muitas vezes, complicadas.

É o caso, por exemplo, da área trabalhista e da área tributária. Em ambas, o condomínio pode sofrer graves prejuízos financeiros caso haja algum equívoco. No entanto, com a orientação correta, o síndico age da forma mais vantajosa para o condomínio e para seus moradores.

Uma demissão, por exemplo, pode sair mais cara e complicada que um treinamento para preparar melhor o funcionário. As tomadas de decisões só devem ser feitas depois de muita avaliação, depois de pesar os prós e os contras e, principalmente, os custos.

Atender fornecedores de serviços

O condomínio, como outras empresas, precisa de fornecedores, especialmente de serviços. Essa pode ser, para o síndico, uma das mais difíceis tarefas. Com o conhecimento da administradora, é possível escolher fornecedores mais confiáveis, que executem bons trabalhos e, ao mesmo tempo, cobrem valores justos.

O condomínio, se assim desejar, pode terceirizar uma série de serviços. O importante é analisar até que ponto a terceirização será boa — considerando critérios como menos gastos, maior qualificação profissional, maior produtividade, satisfação da maioria dos condôminos.

Os fornecedores de serviços para um condomínio envolvem serviços de conservação e limpeza, manutenção de equipamentos e instalações elétricas, sanitárias e hidráulicas, jardinagem, vigilância e portaria, além dos serviços públicos de água, luz, telefone, gás.

Caso o condomínio seja mais diversificado, muitos outros serviços poderão ser oferecidos aos moradores de forma individualizada (ou seja, serviços pay per use), como baby-sitters, babás, pet sitters, secretários, cuidadores de idosos e assim por diante. Com bons fornecedores e um fornecimento contínuo de serviços, todos saem ganhando.

Emitir circulares, multas e outras questões jurídicas

A emissão de circulares, multas, cartas, editais de convocação, atas de assembleias e a gestão de diferentes questões jurídicas também são funções importantes de uma administradora de condomínio. Como mencionamos, ela ainda pode emitir os boletos de cobrança para que os condôminos paguem suas taxas condominiais.

As circulares são importantes meios de comunicação em um condomínio e nas empresas, inclusive no âmbito da administração pública. Sua finalidade é divulgar assuntos de interesse dos moradores e/ou funcionários, comunicando determinados eventos e atos da administração. É uma forma prática e eficaz de fazer transitar as informações, seja por meio físico ou digital.

Em relação às questões jurídicas, a administradora pode atuar com:

  • consultoria fiscal, trabalhista e tributária;
  • assessoria para elaborar Regimentos Internos;
  • assessoria para modificar a Convenção de Condomínio;
  • assessoria para a assinatura de diferentes contratos (terceirização, prestação de serviços, locação de equipamentos ou espaços);
  • emissão periódica de relatórios abordando as ações em andamento;
  • acompanhamento de processos trabalhistas, tributários, cíveis e em Juizados Especiais.
  • atualização sobre as leis e as normas que falam sobre gestão condominial.

Apoio na saúde financeira

Para ajudar na contabilização de receitas e despesas, a administradora de condomínio contribui para manter um fluxo de caixa saudável, controlando as finanças do condomínio e evitando que o síndico tenha que gerenciar sozinho o dinheiro e os recursos do lugar.

A administradora pode auxiliar:

  • acompanhando os investimentos de fundo reserva;
  • armazenando dados e fazendo o controle da cumulatividade (que serve para prestar informações sobre recolhimento de certos tributos, a saber, PIS, COFINS e CSLL);
  • controlando as contas a pagar (evitando os pagamentos atrasados, que resultam em multas e juros);
  • controlando o pagamento das cotas do condomínio; e
  • fazendo o gerenciamento e o planejamento dos gastos.

No entanto, uma boa administradora pode ir além e fazer ainda mais para otimizar a saúde financeira do negócio, como:

  • conciliação da conta bancária da pessoa jurídica;
  • elaboração das pastas de prestação mensal das contas;
  • elaboração de balancetes que serão apresentados na Assembleia Geral Ordinária de cada ano;
  • oferecimento dos balancetes e dos demonstrativos das finanças pela internet;
  • confecção da tabela de rateio das despesas;
  • confecção e monitoramento das previsões de orçamentos;
  • aquisição de certidões negativas (dívidas de tributos da União);
  • prestação mensal das contas (contas ordinárias ou fundos de reserva, de custeio do décimo terceiro salário e de obras);
  • cobranças (administrativa, extrajudicial e, quando necessário, acompanhamento da cobrança judicial);
  • cotação de preços;
  • gestão dos contratos coletivos de TV por assinatura (verificação de faturas, cobranças e controle de baixas).

Gerenciamento de contratos de novos e atuais moradores

A gestão de contratos dos moradores atuais e dos que estão chegando também é uma importante função de uma administradora de condomínio. É importante atualizar dados dos condôminos que já estão no prédio e conferir a pontualidade no pagamento da taxa.

Só não é obrigatório entregar cópia de contrato da Convenção de Condomínio a cada condômino. De qualquer maneira, o correto é tornar esse contrato acessível a todos, disponibilizando, por exemplo, uma cópia no site da administradora — assim, caso queira, o condômino poderá imprimi-la.

A Convenção deve ser registrada no Cartório de Registro de Imóveis, o que confere valor legal ao documento até para os que não são condôminos. Sem registro, ela vale apenas para os condôminos. Para ter validade como documento, a Convenção precisa ter a assinatura de, no mínimo, 2/3 dos moradores adimplentes.

Em um condomínio, as unidades podem ser compradas diretamente ao proprietário do condomínio ou podem ser alugadas a ele. Também é possível que o proprietário de uma unidade alugue seu apartamento a outra pessoa. Nos casos de aluguel, o inquilino terá que assumir o pagamento da locação e a taxa condominial.

Ferramentas e outras tecnologias que auxiliam nessa administração

Outra vantagem em contratar uma administradora de condomínio é que ela pode oferecer suporte tecnológico mais avançado e eficiente ao síndico. Já citamos algumas dessas ferramentas no decorrer do texto, como os emissores de boletos de cobranças e outros documentos.

Com o auxílio da administradora também será possível fazer diferentes operações por meio da tecnologia cloud computing (na nuvem), que pode ser acessada de qualquer dispositivo com internet.

Para realizar a gestão financeira e de pessoal, a administradora também conta com softwares específicos que otimizam a eficiência do trabalho, reduzindo a margem de erros e agilizando os resultados. A automação de sistemas, além de tornar tudo mais rápido, melhora a produtividade de todos os envolvidos.

Atualmente, boa parte dos softwares são projetados para funcionar na nuvem, sem a necessidade de instalação em equipamentos físicos. O atendimento virtual, por meio do próprio portal da administradora de condomínio, aprimora a comunicação entre o condomínio e a empresa, proporcionando a troca de informações, o envio de arquivos em anexo e outras facilidades.

Uma boa administradora também não deixa de fazer uso de recursos digitais e de aplicativos que podem ser usados em dispositivos móveis — como celulares, notebooks e tablets. Reuniões podem ser feitas com a ajuda do Google Hangout ou do Telegram.

O próprio Facebook oferece opções de comunicação à semelhança de outro aplicativo — o Skype (que pode ser usado para fazer ligações de áudio e vídeo). Com o uso da certificação digital, por exemplo, é possível realizar transações com total segurança — com a aplicação da assinatura digital —, reduzindo custos e burocracia. 

Vale a pena recorrer a uma administradora de condomínio e dividir suas tarefas e responsabilidades com ela! Ganha você, que é síndico, e ganham todos os moradores e funcionários, que passarão a contar com um sistema de gestão mais organizado e produtivo.

No entanto, é preciso que você saiba como escolher uma administradora de condomínio. É importante considerar sua reputação, o tempo em que ela atua no mercado e as certificações que ela apresenta, pois essas são as garantias de que a administradora passou pelo crivo de entidades confiáveis.

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