Gerenciar um condomínio não é uma tarefa fácil, reformas, limpeza, manutenção de instalações, conservação das áreas comuns, gestão de conflitos, além de todas as funções burocráticas, como gestão de folha de pagamentos, contabilidade, elaboração da pasta de prestação de contas, dentre muitas outras funções. Essa é uma missão complexa e repleta de responsabilidades para um síndico. Para auxiliar nessa tarefa, surgiram as administradoras de condomínios, como uma forma de minimizar conflitos entre moradores e síndico e coordenar serviços que se tornaram necessários para garantir o bem-estar de todos.
Confira este post e entenda mais sobre o papel de uma administradora de condomínio!
O que é uma administradora de condomínio?
Com o objetivo de otimizar o trabalho e simplificar o processo de gestão de um condomínio, a administradora é responsável por operacionalizar os cuidados do condomínio. Ela tem poderes para cuidar dos RH, das áreas administrativas, financeira, jurídica e é responsável pelas atividades referentes ao departamento pessoal. A administradora é encarregada de prestar todo apoio necessário ao síndico, conselho e condôminos para as melhores tomadas de decisão. As funções da administradora são, geralmente, delegadas pelo próprio síndico e firmadas em um contrato de prestação de serviços, conforme os interesses e as necessidades de cada condomínio.
O que acontece é que o trabalho do síndico e da administradora de condomínio são complementares. Por isso, juntos, eles conseguem fazer uma gestão mais eficiente do empreendimento.
É importante ressaltar que as funções da administradora são delegadas pelo síndico, ela não tem autonomia, por si só, para definir o que é feito ou não no condomínio.
Em relação ao gerenciamento do condomínio, a administradora tem poderes para cuidar dos recursos humanos, das áreas administrativa, financeira e jurídica do mandante. O Departamento Pessoal, responsável por atividades referentes aos funcionários (envolvendo, portanto, questões administrativas, financeiras e jurídicas), também é gerenciado pela administradora.
Em um condomínio, muitas vezes, os setores não estão tão bem discriminados como em uma empresa, mas, ainda assim, se refletem no processo de gestão. Dessa forma, a administradora fornece todo o apoio necessário para que o síndico, o Conselho Consultivo e todos os moradores possam tomar as melhores decisões.
Qual é a relação dela com o síndico?
Ainda é comum que algumas pessoas confundam as atribuições do síndico com as de uma administradora. De modo geral, o síndico é responsável pela gestão completa do condomínio.
Porém, quando é contratada uma administradora, as funções do síndico e as da empresa terceirizada são diferentes: o síndico passa a ter a função mais estratégica do gerenciamento. Compete à administradora de condomínio a missão de ajudar o síndico em suas tarefas administrativas e no cumprimento de todas as exigências da lei.
Ao fazer a transferência de parte das responsabilidades para uma administradora, essas atividades devem ficar registradas em um contrato minucioso para minimizar os riscos de dúvidas e conflitos futuros. Desse modo, as duas partes ficam protegidas.
O síndico continua sendo o representante, perante a lei, dos interesses do condomínio em todos os âmbitos: judicial, condominial e administrativo. Também é sua obrigação prestar contas de sua administração anualmente ou quando isso for exigido. É ele quem responde civilmente por danos que o condomínio vier a sofrer durante sua gestão.
As funções de uma administradora dependem muito do que for acordado entre o síndico e a empresa terceirizada.
As vantagens que a administradora pode oferecer
Ao fechar parceria com uma administradora, o síndico tem um suporte que serve tanto como “consciência” dele (orientando, tirando dúvidas, analisando as ideias) quanto como um suporte técnico personalizado que atua por conta própria, executando muitas tarefas e liberando o síndico para atividades de natureza mais estratégica.
Entre as vantagens de contratar os serviços de uma administradora de condomínio, podemos citar:
- Funcionários com mais qualificação;
- Diminuição de gastos (mais economia);
- Serviços mais ajustados às necessidades dos moradores;
- Consultorias em assembleias;
- Orçamento melhor aproveitado;
- Menos riscos de penalizações por infração à lei;
- Cooperação para contratar os seguros;
- Uso de tecnologia para apoiar a gestão.
Quais são as principais atribuições da administradora?
As funções de uma administradora de condomínio podem ser classificadas em função principal, funções secundárias e funções eventuais. A função principal é ajudar o síndico no exercício das tarefas diárias do condomínio, orientando-o em relação às questões legais. As atividades secundárias são relacionadas com a rotina do condomínio, mas nem sempre são previstas e têm uma data específica para acontecer.
As atividades eventuais acontecem de forma esporádica, resultantes de determinados serviços ou em épocas específicas do ano — entrega da DIRF, por exemplo — e se dividem em contratadas e especiais.
Dentre as principais funções estão:
- Fazer cotações e pedidos de compra;
- Emitir circulares, advertências e multas;
- Dar suporte ao síndico em questões rotineiras;
- Assessorar antes, durante e depois as assembleias;
- Emitir a ata condominial;
- Emitir boletos dos valores aprovados em assembleia;
- Realizar o pagamento de contas, análises tributárias e prestação de contas;
- Fazer os cálculos, controles e realizar pagamentos dos funcionários contratados pelo condomínio;
- Auxiliar na previsão orçamentária;
- Controlar o vencimento de seguros e serviços obrigatórios;
- Controlar o pagamento das cotas do condomínio;
- Prestar consultoria fiscal, tributária e trabalhista;
- Atualizar o síndico sobre leis e as normas que falam sobre gestão condominial;
- Escolher fornecedores mais confiáveis.
Vale a pena recorrer a uma administradora de condomínio e dividir suas tarefas e responsabilidades com ela! Ganha você, que é síndico, e ganham todos os moradores e funcionários, que passarão a contar com um sistema de gestão mais organizado e produtivo.
No entanto, é preciso que você saiba como escolher uma administradora de condomínio. É importante considerar sua reputação, o tempo em que ela atua no mercado e as certificações que ela apresenta, pois essas são as garantias de que a administradora passou pelo crivo de entidades confiáveis.
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