O papel de cada um na gestão do condomínio

Síndico, subsíndico, zelador, administradora, conselho fiscal... São tantos cargos envolvidos para o bom funcionamento de um condomínio, que muitas vezes fica difícil assimilar qual a responsabilidade de cada um dentro do ambiente condominial.

É comum os condôminos ficarem confusos na hora de solicitar um serviço, ou cobrar uma resposta diante deste cenário. Para que a vida em condomínio seja segura, em ordem e, principalmente, harmoniosa, é preciso que cada funcionário do condomínio e prestadores de serviço executem suas funções de maneira eficiente. E, claro, os condôminos tenham o conhecimento do papel de cada um e as diferenças de cada função.

Para auxiliar nesta tarefa, separamos quais as principais responsabilidades de cada personagem do condomínio.

Síndico

O síndico é o representante legal do condomínio. De acordo com a Lei do Condomínio (Lei 4.591, de 16 dezembro de 1964), compete ao síndico representar ativa e passivamente, o condomínio, em juízo ou fora dele e praticar os atos de defesa dos interesses comuns, nos limites das atribuições conferidas pela Lei acima citada, ou pela Convenção. O que isso significa, que o síndico é o responsável por garantir o total cumprimento da legislação correspondente, cuidar da manutenção do condomínio e zelar pelo bem-estar, segurança e interesses dos condôminos. O síndico pode ser um morador que se candidata ao cargo, ou um síndico profissional, modalidade que vem crescendo nos últimos tempos, após aprovação da contratação terceirizada do profissional, pelo código civil. Diferente do síndico morador, o vínculo dele com o condomínio é estritamente profissional e sua especialização é na gestão de condomínios.

As principais funções de um síndico principais funções são:

• Convocar reuniões das assembleias;
• Defender os interesses do condomínio;
• Elaborar a previsão orçamentária;
• Realizar a prestação de contas aos condôminos;
• Atender os moradores quanto às dúvidas e sugestões;
• Autorizar compras e pagamentos das despesas;
• Orientar e acompanhar o trabalho do zelador;
• Contratar e demitir funcionários e terceirizados;
• Zelar pela parte operacional do condomínio (como manutenção preventiva);
• Notificar infratores e se necessário aplicar multas, para fazer cumprir as regras do condomínio;
• Autorizar as ações da administradora;
• Assinar contratos;
• Mediar conflitos;
• Se comunicar com os moradores.

Subsíndico

O papel desempenhado pelo subsíndico é direcionado pelo que for exposto na convenção. Ou seja, o próprio condomínio pode identificar as atribuições dele, de acordo com as necessidades e especificidades de cada empreendimento. É comum em grandes condomínios, com diversos blocos, terem um subsíndico para colaborar na gestão de todos os prédios. Esse cargo é facultativo, sendo opcional do condomínio, porém deve ser decidido, exclusivamente, em uma Assembleia. Dentre suas principais funções estão:

• Atuar como braço direito do síndico;
• Auxiliar nas funções administrativas do condomínio;
• Assumir as responsabilidades do síndico em casa de afastamento, renúncia ou destituição;
• Acompanhar serviços de manutenção condominial;
• Agir como porta-voz dos moradores que representa;
• Realizar reuniões periódicas com o síndico;
• Ter conhecimento dos acontecimentos do condomínio;
• Saber se posicionar diante de reclamações dos condôminos.

Zelador ou Gerente Predial

O nome já revela um pouco de qual é sua principal função: zelar pelo bom funcionamento das atividades do condomínio. Ou seja, o zelador que coordena a rotina do condomínio, sendo o responsável por cuidar das atividades que envolvam os outros colaboradores. Ele pode ser contratado, ou terceirizado, e deve a pessoa de confiança à frente das operações e do contato com os condôminos, para garantir a boa comunicação dentro do condomínio. Suas principais funções são:

• Zelar pela manutenção do condomínio (como limpeza, fiscalização de irregularidades, acompanhar obras etc.);
• Supervisionar obras e reformas das áreas comuns;
• Dar suporte aos moradores;
• Orientar e gerir a equipe da portaria, segurança e limpeza;
• Fiscalizar áreas comuns e funcionamento dos equipamentos de uso coletivo;
• Orientar os moradores quanto às regras impostas no Regulamento Interno ou Convenção;
• Informar ao síndico qualquer irregularidade do condomínio.

Conselho

Formado por condôminos eleitos por votação em assembleia, o conselho fiscal é complementar ao trabalho do síndico. Sua principal atribuição é analisar as contas, emitindo um parecer recomendando ou negando a aprovação dessas finanças. Pautado nos pilares da ética e transparência, os conselheiros devem fazer um trabalho minucioso sobre as finanças do condomínio, analisando despesas, entradas, investimentos, e todos os gastos previstos, no intuito de evitar problemas no caixa e na gestão condominial.

• Conferir os balanços de contabilidade;
• Recomendar e aprovar contas;
• Analisar as decisões financeiras tomadas pelo síndico;
• Acompanhar toda a gestão financeira do condomínio;
• Garantir a aplicação correta dos recursos;
• Auxiliar na elaboração da previsão orçamentária;
• Verificar se as decisões tomadas em assembleia estão sendo respeitadas;
• Emissão de relatórios fiscais do condomínio;
• Acompanhar o trabalho do síndico e da administradora;
• Alertar o síndico sobre possíveis irregularidades;
• Exigir uma auditoria externa, em caso de suspeita de fraude.

Condômino

Esse grupo diz respeito aos proprietários das unidades, e assim como os outros cargos citados possui direitos e responsabilidades. De acordo com o Código Civil Brasileiro, Art. 1.335 são os direitos do condômino:

• Usar, fruir e livremente dispor das suas unidades;
• Usar das partes comuns, conforme a sua destinação, e contanto que não exclua a utilização dos demais compossuidores;
• Votar nas deliberações da assembleia e dela participar, estando quite.

É importante também destacar as responsabilidades dos condôminos, dispostos no Art. 1.336:

•  Contribuir para as despesas do condomínio na proporção das suas frações ideais, salvo disposição em contrário na convenção;
• Não realizar obras que comprometam a segurança da edificação;
• Não alterar a forma e a cor da fachada, das partes e esquadrias externas;
• Dar às suas partes a mesma destinação que tem a edificação, e não as utilizar de maneira prejudicial ao sossego, salubridade e segurança dos possuidores, ou aos bons costumes.

Administradora

Com o objetivo de otimizar o trabalho e simplificar o processo de gestão de um condomínio, a administradora é responsável por operacionalizar os cuidados do condomínio. Ela tem poderes para cuidar dos RH, das áreas administrativas, financeira, jurídica e é responsável pelas atividades referentes ao departamento pessoal. A administradora é encarregada de prestar todo apoio necessário ao síndico, conselho e condôminos para as melhores tomadas de decisão. As funções da administradora são, geralmente, delegadas pelo próprio síndico e firmadas em um contrato de prestação de serviços, conforme os interesses e as necessidades de cada condomínio. São inúmeras as atividades realizadas por ela, para que tudo funcione de maneira correta, algumas delas são:

• Fazer cotações e pedidos de compra;
• Emitir circulares, advertências e multas;
• Dar suporte ao síndico em questões rotineiras;
• Assessorar antes, durante e depois as assembleias;
• Emitir a ata condominial;
• Emitir boletos dos valores aprovados em assembleia;
• Realizar o pagamento de contas, análises tributárias e prestação de contas;
• Fazer os cálculos, controles e realizar pagamentos dos funcionários contratados pelo condomínio;
• Auxiliar na previsão orçamentária;
• Controlar o vencimento de seguros e serviços obrigatórios;
• Controlar o pagamento das cotas do condomínio;
• Prestar consultoria fiscal, tributária e trabalhista;
• Atualizar o síndico sobre leis e as normas que falam sobre gestão condominial;
• Escolher fornecedores mais confiáveis.

Ficou mais simples? Agora que você sabe qual o papel de cada um dentro do seu condomínio, fica mais fácil direcionar suas dúvidas e conseguir a solução mais efetiva para seu problema. Todos estes profissionais estão preparados para cuidar das necessidades dos moradores, e para garantir o bom funcionamento de seu condomínio.