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Virei síndico, e agora?

Virei síndico, e agora?

Publicado em 5 de Outubro de 2017
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Ser o síndico do condomínio é uma função para poucos. Com tanta importância e responsabilidade, somente quem estiver realmente preparado consegue dar conta de todas as tarefas envolvidas.

Caso você tenha se tornado síndico — ou se já ocupa essa posição há algum tempo —, existem algumas ações que podem ajudá-lo a conquistar resultados melhores.

Além de garantir o total cumprimento da legislação correspondente, empregá-las é uma forma de maximizar a qualidade de vida, o bem-estar e a satisfação dos condôminos.

Tudo isso é possível ao unir uma gestão preparada a uma comunicação aberta e transparente. Para saber como realizar todas as tarefas correspondentes, confira este post até o final e veja o que fazer ao virar síndico.

Boa leitura!

Qual legislação e direitos trabalhistas você deve saber?

A atividade de síndico está prevista por lei em diversos artigos. O principal deles são alguns artigos do novo Código Civil (2002), os quais modificaram a lei que regia o setor, a 4.591/64 (Lei do Condomínio).

A Convenção de Condomínio é o conjunto de normas sobre os deveres e direitos do condômino e se encontra prevista na Lei do Condomínio. Trata de assuntos referentes a, principalmente:

  • Especificação do condomínio;
  • Composição do Corpo Diretivo;
  • Administração do condomínio;
  • Arrecadação e despesas;
  • Itens de utilização coletiva;
  • Infração condominial e eventuais sanções.

O Regimento Interno poderá estar contido dentro da Convenção ou separado, o qual reúne as regras mais básicas de convivência. É um documento que trata dos detalhes do dia a dia do condomínio com regras básicas, que tem como objetivo a boa convivência entre os condôminos. Nele, encontraremos principalmente:

  • Normas para utilização das áreas comuns: horários, limite de convidados, circulação de animais domésticos etc.;
  • Regras para mudanças;
  • Normas para realização de obras (em respeito à ABNT NBR 16280);
  • Regras para uso de vagas de garagem;
  • Compliance condominial.

Além disso, há outras questões que determinam as regras, as obrigações e os direitos de quem administra o condomínio ou o prédio. As variáveis importantes de direito condominial incluem:

  • Eleição de síndico

De acordo com a lei, o síndico não pode ser escolhido arbitrariamente. Trata-se de uma decisão que deve contar com a participação dos condôminos, que são os maiores interessados em ter alguém preparado para lidar com todas as questões referentes ao prédio ou ao condomínio.

A escolha é feita em uma assembleia, com a participação dos moradores que têm direito de voto. Em geral, o exigido é que, pelo menos, a maioria simples vote pelo síndico para que ele seja eleito.

Junto a ele, podem ser escolhidos três membros para compor um conselho fiscal, as quais garantem a conformidade da atuação de acordo com os interesses dos condôminos. O prazo para todos os eleitos é de, no máximo, dois anos, podendo haver a renovação.

A destituição do síndico é diferente: a assembleia específica deve ter a convocação de, no mínimo, 25% dos moradores, e a deposição acontece com a maioria simples de votantes.

Ao mesmo tempo, é fundamental reconhecer que há um quórum mínimo a ser cumprido, estabelecido pela Convenção de Condomínio.

  • Prestação de contas

Uma das principais obrigações de todo síndico é realizar a adequada prestação de contas. Todos os condôminos têm o direito de saber o que foi feito com o dinheiro, de modo a garantir integridade fiscal.

Mensalmente é indicado que seja encaminhado aos condôminos um demonstrativo contábil das despesas e receitas ocorridas, bem como é oportuno que os condôminos tenham acesso eletrônico, a fim de desburocratizar o acesso as informações da vida financeira do Condomínio.

De acordo com o Artigo 1.350 do Código Civil, é obrigatório que o síndico realize uma convocação de assembleia anualmente, prevista em Convenção, para aprovar as despesas e o orçamento do próximo exercício.

Ou seja, nesse momento devem ser apresentados todos os gastos realizados, de forma sintética é de fácil compreensão, pois com certeza existirão condôminos de distintas formações, podendo algum não ter facilidade na compreensão de balancetes e outros demonstrativos financeiros. Serão expostos os valores previstos para o próximo ano, como:

  • Despesas com funcionários: próprio e/ou terceirizados;
  • Contas de Consumo;
  • Manutenções preventivas;
  • Contratos de prestação de serviços;
  • Seguro obrigatório;
  • Materiais de consumo;
  • Etc.

Tudo deve acontecer segundo as disposições legais e principalmente de acordo com os interesses da massa condominial, pois o valor do condomínio é um reflexo do conforto esperado pelos moradores.

Além disso, o inciso VIII do Artigo 1.348 do Código Civil determina que a prestação de conta deve ser realizada quando exigidas.

Assim, um grupo de condôminos pode exigir a prestação de contas e o síndico deverá apresentá-la. A falta da prestação poderá acarretar, inclusive, na destituição prevista do síndico, conforme Artigo 1.349 do Código Civil.

  • Funções e obrigações do síndico

O Artigo 1.348 é claro em descrever quais são as obrigações dos síndicos em variadas funções.

Além da convocação de assembleias, ele é o responsável que deve informar e representar o condomínio em qualquer ato em que seja necessário defender os interesses coletivos.

Se for preciso, é permitido que ele — ou a assembleia — escolha outra pessoa para fazer a representação. Os processos, tanto administrativos quanto judiciais, devem ser comunicados imediatamente à assembleia.

Se o condomínio estiver sendo processado pela prefeitura, por exemplo, o síndico deve convocar uma assembleia extraordinária para comunicar esse fato.

Também é de sua responsabilidade administrar a prestação de serviços necessários ao bom funcionamento, prever e seguir o orçamento e realizar o seguro obrigatório contra riscos de incêndio ou destruição do prédio, total ou parcial.

Além disso, ele deve fazer valer todas as regras do Regimento Interno e da Convenção, sendo responsável por mediar conflitos entre condôminos, garantir a justa aplicação de punições e fazer a cobrança dos valores condominiais.

  • Responsabilidades civil e jurídica

A responsabilidade civil é um conceito aplicado a pessoas em diferentes níveis, inclusive em relação aos síndicos.

De acordo com a Lei do Condomínio, há algumas responsabilidades que devem ser observadas, como as que foram apresentadas no tópico anterior. Basicamente, nesse sentido, pode-se resumir o papel do síndico em: administrar o condomínio de maneira conveniente, com prestação de contas e seguindo o Código Civil, a Convenção e o Regimento Interno.

Além de tudo, ele precisa garantir que tudo seja feito dentro da lei, como a prestação de serviços. Se os colaboradores não estiverem equipados adequadamente, por exemplo, o síndico pode ser responsabilizado eventualmente em algumas situações como acidentes de trabalho.

Da mesma forma, caso o prédio sofra um sinistro e não tenha seguro, a responsabilidade civil recai sobre o síndico.

  • Direitos trabalhistas

A questão trabalhista exige muito cuidado por parte de quem atua como síndico. Na hora de fazer a contratação de serviços, como de limpeza ou manutenção, ele pode escolher o caminho da terceirização, sendo certo que existira a responsabilidade solidária, para este tipo de contratação.

Contudo, é fundamental garantir que a empresa contratada cumpra com as suas obrigações legais. Do contrário, o síndico e o prédio podem ser responsabilizados em futuros processos trabalhistas.

Caso opte pela contratação direta, ela deve ser feita mediante as regras da CLT, respeitando também as normas constitucionais e a convenção coletiva da categoria. Todos os registros e pagamentos devem ser realizados adequadamente.

Quanto ao síndico, em si, é importante notar que ele não é coberto pelas garantias da CLT, mas é um segurado obrigatório da Previdência Social, em função de eventual isenção da contribuição condominial. Com isso, há um desconto de 11% em relação ao pró-labore recebido, e o condomínio precisa contribuir com 20%.

Neste caso, o síndico, com direito à isenção condominial, deve incluir na sua declaração anual de Imposto de Renda Pessoa Física o benefício proveniente da função de síndico, que será acumulativo às demais vantagens deste exercício.

Para conhecer todas as outras obrigações e detalhes, é relevante aprofundar-se na Lei n° 10.406/02 (Código Civil), na Lei n° 4.591/64 (Lei do Condomínio), na Convenção Condominial e no Regimento Interno. Em caso de conflito, o Código Civil está acima de qualquer disposição.

Como otimizar os processos de gestão do condomínio?

Reconhecendo as obrigações legais, o próximo passo do guia do síndico é compreender quais são as estratégias indicadas para melhorar as etapas de gestão. Isso é importante porque, graças a essas ações, é possível chegar a resultados que satisfazem melhor os condôminos, garantindo o uso adequado dos recursos e o melhor atendimento aos interesses coletivos.

Além disso, ter processos otimizados é uma forma de garantir maior tempo livre e melhor eficiência de atuação.

Para obter todos esses efeitos positivos, os pontos que merecem maior atenção incluem:

  • Estabelecer uma rotina bem definida

Ser um bom síndico é uma tarefa que pode ser desafiadora em muitos momentos. É preciso dar conta de uma grande quantidade de ações, sempre com muita organização e diligência para cumprir tudo.

Para que essa atividade não consuma mais do seu tempo livre, é fundamental estabelecer uma rotina bem definida. A ideia é criar uma forma prática de dar atenção a todas as demandas, ao mesmo tempo em que não seja preciso se sacrificar.

Estabeleça, por exemplo, horários para atender os condôminos e momentos específicos para conversar com a equipe. Também é o caso de determinar em que momento e com qual frequência você identificará problemas — e assim por diante.

Isso ajuda na previsibilidade do cotidiano, ao mesmo tempo em que contribui para que ninguém fique sem a atenção exigida.

  • Padronizar processos

Mesmo com horários definidos, você ainda precisará cuidar da padronização de processos. Sem isso, ficará muito mais difícil realizar todas as etapas, pois o tempo necessário para cada uma será muito maior.

Então, é fundamental criar rotinas específicas para ações. Quando chegar o momento de cobrar as taxas condominiais, por exemplo, crie um programa de envio de mensagens antes do vencimento. Assim, é possível diminuir a inadimplência devido ao esquecimento.

O mesmo vale para pagamentos que podem ser agrupados, registros e contratação de novas pessoas para a equipe.

A ideia é criar atividades que possam ser executadas de maneira contínua e repetida, sem precisar de grandes modificações. Isso economizará tempo e, acima de tudo, evitará erros que podem custar caro.

  • Organizar os registros de despesas

A prestação de contas é uma questão que merece atenção especial, pois tem contornos éticos e criminais. Assim, é muito recomendado não deixar para fazer os balanços e planilhas somente ao final do ano.

Primeiramente, qualquer pessoa pode solicitar a prestação em momentos variados. Se você não tiver um acompanhamento contínuo, não poderá apresentar os resultados das finanças em tempo hábil. Além disso, ao deixar tudo para o final do ano, aumentam o trabalho e as chances de erros.

Com isso, o relacionamento com os condôminos pode ficar prejudicado. O melhor, portanto, é organizar sempre os registros de despesas, elaborando-os de forma adequada e conforme acontecem, de maneira a evitar problemas no futuro e facilitar todo o trabalho.

  • Criar um plano de manutenções

Outra grande dificuldade da administração de condomínios é garantir que tudo esteja funcionando corretamente. As áreas de uso comum são de responsabilidade do síndico e, além disso, é importante administrar os recursos sabiamente.

Portanto, o melhor é recorrer à manutenção preventiva, que sai muito mais em conta do que a corretiva. Entre questões ligadas às fachadas, áreas de lazer, AVCB e todos os outros pontos, a atenção fica dispersa.

Para lidar com essa questão, o ideal é adotar um plano de manutenções. Com uma tabela bem elaborada, é possível acompanhar o que já passou pela equipe de manutenção recentemente, quais foram os resultados e o que requer maior atenção.

Esse é um jeito de diminuir os custos e melhorar a experiência dos moradores, já que tudo funciona adequadamente.

  • Buscar feedback dos condôminos

Como a intenção é otimizar os processos de gestão, vale a pena ouvir a outra parte mais interessada no sucesso do trabalho: os condôminos.

Diante da vivência no condomínio, as pessoas têm ideias formadas sobre quais são as necessidades, o que pode ser melhorado e o que está sendo feito corretamente.

Até mesmo por questões de autoavaliação, o recomendado é buscar feedback com os condôminos. A intenção é identificar quais são os pontos considerados prioritários e o que deve ser trabalhado melhor.

Assim, esteja aberto às sugestões e apontamentos feitos por quem também se beneficia de todo o processo.

Meios eletrônicos visam otimizar o feedback, pequenas pesquisas via portal de relacionamento da administradora poderão facilitar o contato e gerando reconhecimento das prioridades da maioria dos condôminos.

  • Contar com uma administradora de qualidade

Mesmo fazendo tudo isso, nem sempre é fácil equilibrar a própria vida e as tarefas ligadas à gestão condominial. Como nenhuma das partes deve sair prejudicada em detrimento da outra, o recomendado é contar com uma administradora profissional e de qualidade.

Os principais pontos a serem verificados na contratação de uma administradora são estes:

  • Possuir tempo de atuação no mercado imobiliário e estabilidade financeira;
  • Ser associada da AABIC (Associação das Administradoras de Imóveis e Condomínios de São Paulo) e do SECOVI (Sindicato da Habitação);
  • Contar com uma Central de Atendimento aos condôminos e um Departamento de Comunicação; 
  • Dispor de atendimento virtual, com acesso a: segunda via de boletos, Convenção de Condomínio, Regulamento Interno, comunicados, apresentações financeiras etc.;
  • Apresentar pasta digital (prestação de contas) e arrecadação garantida (gestão frente à Inadimplência condominial);
  • Possuir certificações ISO 9001 (Sistema de Gestão de Qualidade) e PROAD (Programa de Autorregulamentação da Administração de Condomínio);
  • Integração das documentações e informações do Condominio, quando inicia um novo contrato de administração, ou seja, visão 360°;
  • Compliance institucional.

Com esse apoio, o condomínio terá a ajuda de uma equipe plenamente capacitada e experiente para cuidar das principais e mais sensíveis tarefas.

Ao mesmo tempo, o síndico pode garantir o atendimento dos melhores interesses coletivos, de modo que ninguém se prejudique. Ao final, isso reduzirá atritos, ajudará a economizar dinheiro e tempo e garantirá maior satisfação por parte de todos os envolvidos.

Como desenvolver a comunicação com clareza?

Uma das questões relevantes para o bom relacionamento com os condôminos é a comunicação. Se ela for feita do jeito correto, a relação se desenvolve de maneira adequada e completa, levando a efeitos melhores para todos os envolvidos.

Além de tudo, esse é um elemento necessário para que o síndico gerencie a equipe, de modo que tudo funcione exatamente como o esperado. Se ela for executada corretamente, o condomínio sai favorecido em diversos sentidos.

Nesse sentido, há algumas questões que devem ser observadas. Entre elas, estão as seguintes:

  • Seja transparente

Se a comunicação com os condôminos for obscura, ela não será bem-sucedida. Portanto, o primeiro quesito é que ela seja feita com muita transparência. É indispensável, por exemplo, que todos saibam como encontrar o síndico ou quais canais usar.

Também é necessário que a sua atuação seja focada em deixar todos sempre informados do que está acontecendo. Se estiver ocorrendo uma obra, por exemplo, emita comunicados sobre o andamento dela. Caso surjam problemas, garanta que todos fiquem sabendo.

Deixe tudo claro, sem margens para dúvidas ou questionamentos da sua integridade. Conte com uma administradora, que lhe auxilie na confecção dos comunicados. Graças à presença de uma equipe totalmente profissional e experiente, é mais fácil ter a realização adequada de processos, assim como total visibilidade.

Na hora de fazer comunicados a condôminos e funcionários, a mensagem sairá muito mais completa, com apoio técnico adequado e eficiente.

  • Faça reforços importantes

Outra questão a ser observada é a realização de reforços sobre determinadas informações. Antes do vencimento das taxas condominiais, por exemplo, envie alertas de lembrete, de modo que as pessoas estejam por dentro disso.

Repasse ainda informações de segurança e conduta que devem ser seguidas. Isso evita que os condôminos caiam em uma zona de conforto que, muitas vezes, significa descumprimento de regras e atritos entre vizinhos.

A intenção é fazer com que as pessoas estejam alinhadas com o que pode e o que não deve ser feito. Para a equipe de profissionais, devem ser repassadas as metas e os objetivos, as formas de trabalhar e as questões importantes de conduta.

  • Realize reuniões periódicas

Com o objetivo de manter a comunicação sempre em movimento, é fundamental realizar reuniões de maneira periódica. Isso permite que todas as questões sejam pontuadas e debatidas com os interessados, diminuindo problemas de ruídos de comunicação.

Com a equipe de funcionários, isso significa fazer algumas reuniões como na execução de obras ou reparos, assim como para reconhecer bons profissionais. A ideia é oferecer feedback e garantir que todos estejam orientados para o que deve ser feito.

Quanto aos condôminos, pode existir reuniões informais para melhor harmonia e otimização de uma eventual assembleia extraordinária, a qual pode ser convocada, de modo que todos debatam assuntos de interesse coletivo e para facilitar e registrar as deliberações necessárias.

Nesse caso, não se esqueça de comunicar a todos corretamente, a fim de que todos os interessados possam ter a chance de participar.

  • Use a tecnologia a favor

No mundo digital, a comunicação do síndico ficou muito facilitada. Graças à tecnologia, é possível utilizar vários recursos para melhorar a forma como todos se comunicam.

É viável, por exemplo, criar grupos em redes sociais ou comunicadores instantâneos com todos os condôminos que usam esses recursos. Nesses espaços, podem ser tratados os temas de interesse de todos os que moram no local. Assim, o síndico consegue unificar e centralizar a comunicação.

Além disso, também haverá a possibilidade de criar grupos com sua equipe de trabalho, repassando informações e melhorando a integração entre todos. Como consequência, você certamente terá uma melhor execução de tarefas.

Para completar, é viável utilizar recursos específicos, como plataformas e serviços voltados para condomínios e suas comunicações, o que gera efeitos ainda melhores.

  • Não se esqueça dos canais tradicionais

Contudo, é conveniente lembrar que nem todas as pessoas utilizam frequentemente recursos tecnológicos. Condôminos mais velhos, por exemplo, podem não ter o hábito de usar comunicadores instantâneos.

Por isso, é fundamental não descuidar dos canais que são considerados tradicionais. Ainda é necessário utilizar recursos como circulares distribuídas às unidades ou fixadas em um quadro de recados.

Isso tem a ver, inclusive, com a necessidade de criar várias formas de comunicação para evitar dificuldades ou ruídos na mensagem. Ao agir assim, há maior segurança de que todos serão devidamente informados e poderão agir de acordo com as necessidades de cada situação.

  • Alinhe as expectativas

Outra regra para a comunicação é que as expectativas devem estar sempre alinhadas. É isso que evitará falsas promessas ou interpretações incorretas.

Para entender melhor, basta imaginar que há a necessidade de fazer uma reforma na fachada do condomínio. Se a comunicação não for ajustada, cada pessoa poderá esperar um resultado diferente desse processo. Por outro lado, com tudo alinhado, cada um dará o seu voto consciente sobre o que virá.

O mesmo vale para os funcionários. Com as equipes alinhadas, todos saberão suas responsabilidades e exigências, de modo que possam cumprir com as obrigações estabelecidas.

  • Medie conflitos

Nem sempre a comunicação acontece apenas de forma positiva. Não é incomum que um síndico tenha que interferir entre conflitos entre condôminos e, nessa situação, comunicar-se corretamente é ainda mais importante.

Nessas situações, é fundamental que o síndico saiba como se portar, de maneira que o regimento seja cumprido acima de todas as coisas, sem tomar posições ou sem piorar os conflitos.

Caso a situação aconteça na equipe, também é papel do síndico fazer com que os funcionários se entendam pelo bem comum. A busca pelo interesse coletivo é o que norteia essa questão, para que a convivência seja adequada.

  • Finalmente

Tornar-se síndico é uma tarefa de grande responsabilidade e precisa ser executada de acordo com a lei. Além disso, é fundamental buscar formas de otimizar a gestão, bem como de melhorar a comunicação. Esperamos que você tenha gostado das sugestões que elencamos neste guia do síndico.

Entre todas essas dicas, não deixe de dar atenção especial para a escolha de uma administradora profissional, pois isso faz toda a diferença.

Você tem alguma outra dúvida sobre essa questão? Deixe um comentário e aproveite para compartilhar quais são os seus desafios nessa função!

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