Na hora de gerenciar um condomínio, uma das questões mais relevantes é o cuidado com a administração financeira. Se a receita da arrecadação não for maior que as despesas existentes, torna-se impossível atender às necessidades de gestão. Para evitar surpresas, a previsão orçamentária é condição fundamental para uma boa administração.
Como o nome indica, é uma previsão do dinheiro que será gasto e arrecadado. Em geral, são utilizados dados históricos e análises cruzadas. Quanto melhor o cumprimento da previsão, mais bem-sucedida é a atuação do síndico.
Para tanto, é preciso executar algumas etapas. Quer descobrir o que fazer? Então, veja nove passos para elaborar uma previsão orçamentária!
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Faça benchmarking com outros condomínios
Para criar benchmarking, é fundamental saber quanto o condomínio tem gastado e quais são os principais usos do dinheiro. Contudo, é preciso ter em mente que nem sempre os números correspondem à realidade vivida por outros locais.
Para saber como o condomínio se compara aos demais de mesmo estilo, é conveniente utilizar parâmetros e indicadores. O principal é o Índice Periódico de Variação Condominial de Custos Condominiais (Ipevecon), da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios (AABIC).
Além de verificar essas informações, é preciso fazer o acompanhamento diário, semanal e mensal. Tendo a visualização de receitas, despesas e comparativos com o índice, é fácil chegar a um resultado consistente.
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Use o Balanced Scorecard
A metodologia do Balanced Scorecard (Indicadores Balanceados de Desempenho) existe desde a década de 1990 e é muito utilizada no gerenciamento de empresas. Os condomínios também podem aproveitar este recurso para ter visibilidade e eficiência na elaboração da previsão orçamentária.
Basicamente, ele se divide nos aspectos Financeiro, Processos Internos, Crescimento e Aprendizado e Cliente. Nesse último caso, os condôminos e proprietários ocupam a posição.
Ao dividir as etapas nos quatro grandes grupos, é possível formar um mapa em que serão apresentados os objetivos do condomínio para o próximo exercício financeiro. É uma forma de se ter um panorama sobre quanto dinheiro será necessário, além de servir para embasar a previsão elaborada.
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Fique atento à gestão de pessoas
Historicamente, o maior custo dos condomínios reside na gestão dos funcionários, pois para cada R$ 1,00 arrecadado, é destinado de R$ 0,50 a R$ 0,60 centavos para as despesas relacionadas com mão de obra. Montar equipes e garantir que elas atuem corretamente consomem boa parte das despesas. Mesmo quando há a terceirização, que é mais barata, os valores são altos.
Ao longo do tempo, surgiram modelos que buscam o equilíbrio das contas sem comprometer a qualidade. A portaria virtual, por exemplo, seria um jeito de diminuir o quadro de funcionários. No entanto, é um modelo que ainda está em desenvolvimento.
Para fazer um bom planejamento, portanto, é fundamental acompanhar fatores como horas extras, escala de férias e folgas trabalhadas. Além de tudo, a provisão de recursos é importante para pagamentos como 13º salário e passivos trabalhistas referentes à rescisão. Eles são inevitáveis, e o orçamento deve contemplá-los de forma antecipada. Lembrando que o reajuste anual pelo dissídio das terceirizadas é em janeiro e dos funcionários orgânicos em outubro.
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Considere implementar a gestão da manutenção
Outro fator que precisa entrar na conta da previsão orçamentária é o gerenciamento da manutenção. Ele se baseia na execução das manutenções preditiva e preventiva. Graças à análise e ao conhecimento, é possível se antecipar a falhas, problemas e custos mais elevados.
Mas tudo isso tem um gasto em provisionamentos. Assim é preciso implementar uma gestão empresarial capaz de explorar, mapear, registrar e acompanhar o ciclo dos itens. Desde a compra até as menores manutenções, exige-se uma checagem completa.
Com o conhecimento adequado, como o ciclo técnico de cada elemento, é possível implementar ações de antecipação. Contudo, é algo que precisa ser muito bem trabalhado com os condôminos, que deverão verificar o valor em adiantar os investimentos.
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Conheça os níveis de inadimplência
Um dos gargalos financeiros dos condomínios é a inadimplência. Quando o pagamento não é feito em dia, há prejuízos no fluxo de caixa e na previsibilidade de receitas. Portanto, é fundamental conhecer quais são os níveis nesse sentido antes de planejar o orçamento.
Para melhorar os resultados, também deve-se avaliar o Índice Periódico de Mora e Inadimplência Condominial (Ipemic) da AABIC. Ao fazer isso, é possível ter visibilidade sobre quais são os níveis de inadimplência no mercado.
É muito importante provisionar a inadimplência. O ideal é que a execução seja feita com uma ferramenta automatizada, que faça a regressão corretamente. Desse jeito, os valores ficarão dentro do aceitável e a precisão aumenta.
Por fim, alguns condomínios procuram resolver esta situação procurando um novo produto no mercado que garante a arrecadação do condomínio de forma integral, o que melhora o fluxo de caixa e honra as despesas do dia a dia.
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Realize cotações para novos investimentos
Além das despesas tradicionais do condomínio, como os gastos com pessoal e manutenção, pode ser necessário implementar melhorias e mudanças. É o caso de renovar a fachada ou fazer a substituição de equipamentos antigos.
Para provisionar os recursos adequados, solicite cotações diversas. Evite as indicações pessoais, como de parentes e amigos que fazem o serviço, pois não são bem-vistas.
Com o objetivo de facilitar a tarefa de encontrar o melhor pelo menor preço, é válido usar ferramentas comparadoras. Assim, a escolha é embasada e tem maiores chances de sucesso.
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Favoreça a comunicação
Como dinheiro é um assunto muito sensível, a comunicação quanto à previsão orçamentária e seus desdobramentos tem que ser reforçada. Novamente, a tecnologia pode ajudar.
Apresentar documentos comprobatórios de receitas e despesas por meio de um portal, por exemplo, diminui os custos e a burocracia. Isso otimiza tempo, espaço e dinheiro sem prejudicar a capacidade dos condôminos de saber como os recursos são e serão usados.
Quanto melhor for a comunicação, menor será o nível de questionamentos e mais fácil em chegar a uma conclusão nesse sentido.
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Aposte nas informações em tempo real
Ainda que essas ações de exposição de documentos sejam importantes, elas não devem ser feitas de maneira defasada. Apresentar apenas um demonstrativo resumido dos movimentos financeiros pode mais confundir do que trazer transparência para toda a etapa.
Em vez disso, ofereça aos moradores acesso em tempo real sobre os dados relevantes. É interessante que eles possam acompanhar os gastos e receitas conforme acontecem, pois torna a previsão orçamentária especialmente viável.
Além de tudo, o acompanhamento desse tipo ajudará na elaboração da próxima previsão, já que muita gente terá melhor visibilidade.
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Realize a prestação de contas
Não basta ter a previsão orçamentária aprovada. Após os gastos serem realizados, é preciso garantir a aprovação das contas do síndico. A fiscalização é feita pelo conselho fiscal e/ou consultivo, mas é a assembleia quem dá a palavra final.
Contar com auditorias externas até traz mais segurança para o resultado, mas a decisão é dada pela assembleia formada pelos proprietários. Portanto, não deixe de fazer uma apresentação estruturada, com elementos comprobatórios e que esteja próxima da previsão orçamentária. Isso levará não apenas ao sucesso da atuação como síndico, mas também ao aumento da satisfação de todos os envolvidos.
Ao seguir esses passos, elaborar a previsão orçamentária do condomínio ficará mais fácil. Não deixe de contar com bons parceiros e recursos para ter o máximo de visibilidade e transparência no processo!
