Administração

Gestão de condomínio: entenda a importância de uma administradora

Gestão de condomínio: entenda a importância de uma administradora

Publicado em 3 de Novembro de 2017
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Antigamente, a gestão de condomínio era vista apenas como um simples escritório de contabilidade a serviço do síndico. Ao longo do tempo, notou-se a necessidade de tornar esse serviço mais especializado e profissional.

A administradora é preposta do síndico e tem como objetivo atender as demandas e expectativas dos moradores, a fim de viabilizar os desejos da coletividade. Para isso, auxilia e orienta o síndico no exercício das atividades administrativas e cotidianas do empreendimento, pois ele é o responsável legal e mandatário das decisões de acordo com a Convenção de Condomínio. Ela tem o dever de orientar sobre os aspectos legais, contabilizar receitas e despesas, elaborar as folhas de pagamento dos funcionários, emitir e distribuir os boletos das taxas condominiais, elaborar as prestações de contas e assessorar assembleias.

Para que você entenda a importância de uma administradora no seu condomínio, listamos neste post os principais benefícios que ela oferece:

Evolução das obrigações condominiais

Quando a Robotton iniciou suas atividades em 1971, as obrigações condominiais ainda engatinhavam, se compararmos com as exigências atuais. A primeira legislação dedicada a esta forma de moradia é de 1928 (Decreto-Lei 5.481), pelo qual apenas se permitia que prédios de cinco ou mais pavimentos pudessem ser construídos sob regime de condomínio, garantindo a um pequeno proprietário ter a posse de sua casa própria, ou melhor, de seu apartamento, sem o ônus integral do valor do terreno, fundações e cobertura. 

Já em 1964, a Lei 4.591, Lei do Condomínio, estabeleceu várias inovações para a época, como por exemplo: Convenção Condominial, regimentos internos, como o condômino deve se comportar nas assembleias, bem como competências e poderes destas, forma de contribuição para as despesas de condomínio, etc. E foi até visionária, criando com ineditismo a obrigatoriedade do seguro condominial. Podemos dizer que esta lei foi atemporal, tanto que regula a vida em condomínio até hoje naquilo que não foi traçado pelo Código Civil de 2002.

Nesse contexto, surgiu a necessidade da administradora, pois o condomínio passa a ser visto como um agente ativo da economia do país, sendo qualificado com exigências tributárias cada vez maiores. Ousamos dizer que as exigências impuseram tamanha demanda às administradoras, fazendo com que suas atribuições multiplicassem no decorrer do tempo.

Utilidade da administradora na gestão do condomínio

Imagine ter um departamento pessoal e de recursos humanos dentro de um condomínio, para recrutar e fazer a folha de pagamento mensal dos funcionários? Já pensou ter um setor de contabilidade e financeiro para a gestão das receitas, despesas e deveres tributários? Qual seria o custo total desta estrutura? Assim a administradora pode ser compreendida como um serviço coletivo, que proporciona suporte à atividade condominial, custo-benefício, e garante o apoio necessário para manter essas rotinas sempre em ordem.

Atualmente somos assediados por vários serviços de compra coletiva, visando à oportunidade de redução de custos, otimização de logística, especialização de serviços, etc.; a administradora de condomínio faz isso desde o século passado.

A administradora é especializada na gestão de condomínio, concentra uma carteira de clientes, atendendo as demandas necessárias para garantir o bom funcionamento do empreendimento.

Funcionários qualificados e capacitados

Os profissionais da administradora devem ser preparados e buscar atualização contínua, pois como já falamos, o mercado condominial está em constante evolução. 

A atividade condominial exige diferentes habilidades, assim é necessário que a administradora tenha profissionais de diferentes formações. Com isso, a estrutura deve conter equipes especializadas em: departamento pessoal, recursos humanos, contas a pagar, gestão de tributos, contabilidade, finanças, controladoria, etc.

É comum que o profissional responsável pelo atendimento direto ao condomínio, principalmente ao síndico, tenha um pouco de cada uma das habilidades comentadas, a fim de assessorar os condôminos, principalmente em assembleias.

Serviços mais qualificados aos moradores

O relacionamento com todos os moradores é essencial para gerar a confiabilidade necessária e exigida pelo mercado. Estando certo de que essas exigências são cada vez maiores, o atendimento de uma boa administradora deve ser realizado por diferentes canais, como:

Sistemas on-line: meios pelos quais os condôminos possam emitir os boletos das taxas condominiais, bem como acompanhar a vida financeira do condomínio. Serviços de reservas de espaços, atualizações cadastrais, envio de comunicados e disponibilizações dos documentos mais importantes também são essenciais;

Central de atendimento telefônico: canal pelo qual os mesmos serviços on-line deverão ser prestados aos moradores mais conservadores, os quais não utilizam canais virtuais;

Comunicações escritas: manter os moradores cientes dos acontecimentos periodicamente é importantíssimo para o engajamento da coletividade. Uma boa administradora precisa ter um departamento especializado em revisão de texto, a fim de gerar comunicações eficientes e sem erros.

A profissionalização e impessoalidade exercidas pela administradora de condomínios proporcionam a oferta de serviços mais qualificados aos moradores.

Diferenciais a serem exigidos de uma boa administradora

  • Tempo de mercado; 
  • Atendimento personalizado; 
  • Baixo número de clientes por carteira; 
  • Estabilidade financeira; 
  • Central de Atendimento aos condôminos; 
  • Setor de Comunicação para revisão dos comunicados internos e atas; 
  • Atendimento on-line para acessos de: segunda via de boletos, Convenção de Condomínio, Regimento Interno, comunicados, apresentações financeiras, prestação de contas - on-line, reservas de espaços comuns, etc.;
  • Disponibilidade de gestão financeira pool ou conta própria para o condomínio;
  • Acompanhamento da previsão orçamentária;
  • Setor de integração de novos clientes;
  • Arrecadação Garantida (gestão frente à inadimplência condominial);
  • Compliance Corporativo;
  • Ser associada da AABIC (Associação das Administradoras de Imóveis e Condomínios de São Paulo) e do SECOVI (Sindicato da Habitação);
  • Certificação ISO 9.001: Sistema de Gestão de Qualidade;
  • Certificação PROAD: Programa de Autorregulamentação da Administradora de Condomínios.

Tudo isso é importante para o morador se sentir tranquilo, utilizando do seu tempo pessoal e profissional para outros afazeres que não seja o condomínio.

Quem escolhe morar em condomínio tem como objetivo: a tranquilidade, a segurança, a comodidade e o conforto. Com isso a administradora deve se manter atualizada frente às inovações tecnológicas, com o objetivo de otimizar a transparência e clareza das informações.

Conhecimento jurídico para lidar com conflitos

Parte do trabalho da gestão de condomínio é lidar com conflitos para que eles não se transformem em batalhas legais. Nestas situações, a administradora tem o conhecimento jurídico necessário para intermediar uma série de divergências entre moradores e o condomínio.

O mesmo vale para o relacionamento entre o condomínio e os seus fornecedores, que podem ser acionados judicialmente caso não cumpram com os termos acordados em contrato.

O dia a dia do condomínio pode ocasionar uma série de situações que, se mal administradas, acabam sendo levadas para a esfera judicial. Valendo-se da sua assessoria jurídica, a administradora auxilia em todas essas questões, procurando resolvê-las do melhor modo possível mitigando discussões desnecessárias.

Diminuição na tensão da rotina do síndico

Como síndico, você sabe que o seu trabalho possui uma rotina muito intensa e acompanhada de uma carga alta de estresse.

Devido à variedade de responsabilidades, esse trabalho pode ser muito desgastante. Por isso, vale a pena contar com a parceria de uma administradora de condomínio para dividir essas tarefas e ter uma rotina mais leve e menos estressante.

Como já mencionamos, cabe à administradora orientar sobre os aspectos legais das questões que surgem, contabilizar receitas e despesas, elaborar as folhas de pagamento dos funcionários, pagar os trabalhadores, emitir e distribuir os boletos das taxas condominiais, elaborar as prestações de contas e assessorar assembleias.

Portanto, trata-se de uma divisão de responsabilidades, sobretudo aquelas que demandam maior conhecimento técnico.

Valorização patrimonial

Um condomínio que possui apartamentos para alugar pode vivenciar dois cenários: vacância excessiva ou boa taxa de ocupação. Para os proprietários, manter uma boa taxa de ocupação é o ideal.

Graças aos benefícios da gestão de condomínio, isso pode se tornar realidade, pois os inquilinos valorizam suas unidades quando vivem em áreas que são bem cuidadas e recebem manutenção constante.

Os imóveis — alugados ou não — também passam a ser mais valorizados. Isso aumenta a retenção de moradores, pois eles desejam viver em um condomínio cuja estrutura atenda às suas necessidades.

Como já comentamos, devido à complexidade das funções de um síndico, é recomendável que o gestor recorra a uma administradora. Para tal, é necessário avaliar os benefícios que foram listados neste artigo. E além disso:

  • verificar se os síndicos e condôminos atendidos estão satisfeitos;
  • ler com atenção os contratos e desconfiar de valores extremamente baixos;
  • aproveitar para fazer uma visita técnica na sede de cada empresa e observar quais delas têm a estrutura adequada para atender o seu condomínio;
  • antes de fechar o contrato, discutir com o conselho condominial sobre a melhor escolha.

A gestão de condomínio precisa ser feita do modo mais profissional possível, beneficiando a todos — os colaboradores, o síndico e os condôminos.

Sendo assim, antes de fechar contrato com uma administradora, pesquise sua reputação, experiência e certifique-se de que a empresa será capaz de suprir suas necessidades. 

Lembre-se: a administradora será o seu braço direito no dia a dia, por isso, escolha bem.

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