A gestão feita apenas pelo síndico, comum nos condomínios antigamente, tornou-se impraticável nos dias de hoje. Se antes ela era uma opção mais econômica, especialmente para prédios de menor porte, atualmente a situação é outra. Com a evolução das obrigações condominiais surgiu a necessidade da administradora.
Com o objetivo de otimizar o trabalho e simplificar o processo de gestão de um condomínio, a administradora é responsável por operacionalizar os cuidados do condomínio. Ela tem poderes para cuidar dos RH, das áreas administrativas, financeira, jurídica e é responsável pelas atividades referentes ao departamento pessoal. A administradora é encarregada de prestar todo apoio necessário ao síndico, conselho e condôminos para as melhores tomadas de decisão. As funções da administradora são, geralmente, delegadas pelo próprio síndico e firmadas em um contrato de prestação de serviços, conforme os interesses e as necessidades de cada condomínio.
Uma boa administradora de condomínios facilita a vida do síndico e dos seus condôminos, aliando facilidades em termos de inovações tecnológicas com o conhecimento técnico para tirar todas as dúvidas dos síndicos.
Por que contratar uma administradora?
Gerenciar um condomínio não é uma tarefa fácil, reformas, limpeza, manutenção de instalações, conservação das áreas comuns, gestão de conflitos, além de todas as funções burocráticas, como gestão de folha de pagamentos, contabilidade, elaboração da pasta de prestação de contas, dentre muitas outras funções. Essa é uma missão complexa e repleta de responsabilidades para um síndico. As administradoras de condomínio têm diversos especialistas para trazer mais segurança e praticidade para a gestão do síndico. Para se ter uma ideia, elas serão as responsáveis por administrar as questões burocráticas, que só trazem dor de cabeça para os síndicos. Sem essa preocupação, o síndico terá mais tempo disponível para resolver outros problemas que não estavam em sua lista de prioridade.
Quais as funções de uma administradora?
A administradora não tem as mesmas responsabilidades do síndico, considerando que este é o representante legal do condomínio.
As responsabilidades de uma administradora estão definidas no Código Civil (2002) — especialmente a partir do artigo 653 e os seguintes. Dessa forma, ela efetua suas atividades como mandatária do representante legal do condomínio.
As funções da administradora são, geralmente, delegadas pelo próprio síndico e firmadas em um contrato de prestação de serviços, conforme os interesses e as necessidades de cada condomínio. Algumas de suas funções são:
- Fazer cotações de compra;
- Emitir circulares, advertências e multas solicitadas pelo síndico;
- Dar suporte ao síndico em questões rotineiras;
- Assessorar antes, durante e depois as assembleias;
- Emitir a ata condominial;
- Emitir boletos dos valores aprovados em assembleia;
- Realizar o pagamento de contas, análises tributárias e prestação de contas;
- Fazer os cálculos, controles e realizar pagamentos dos funcionários contratados pelo condomínio;
- Auxiliar na previsão orçamentária;
- Controlar o vencimento de seguros e serviços obrigatórios;
- Controlar o pagamento das cotas do condomínio;
- Atualizar o síndico sobre leis e as normas que falam sobre gestão condominial;
- Escolher fornecedores confiáveis.
Atendimento aos condôminos
O relacionamento com todos os moradores é essencial para gerar a confiabilidade necessária e exigida pelo mercado. Estando certo de que essas exigências são cada vez maiores, o atendimento de uma boa administradora deve ser realizado por diferentes canais, como:
Sistemas on-line: meios pelos quais os condôminos possam emitir os boletos das taxas condominiais, bem como acompanhar a vida financeira do condomínio. Serviços de reservas de espaços, atualizações cadastrais, envio de comunicados e disponibilizações dos documentos mais importantes também são essenciais;
Central de atendimento telefônico: canal pelo qual os mesmos serviços on-line deverão ser prestados aos moradores mais conservadores, os quais não utilizam canais virtuais;
Comunicação: manter os moradores cientes dos acontecimentos periodicamente é importantíssimo para o engajamento da coletividade. Uma boa administradora precisa ter um departamento especializado para gerar comunicações eficientes e sem erros.
A profissionalização e impessoalidade exercidas pela administradora de condomínios proporcionam a oferta de serviços mais qualificados aos moradores.
Diferenciais a serem exigidos de uma boa administradora
- Tempo de mercado;
- Atendimento personalizado;
- Estabilidade financeira;
- Central de Atendimento aos condôminos;
- Setor de Comunicação para revisão dos comunicados internos e atas;
- Atendimento on-line para acessos de: segunda via de boletos, Convenção de Condomínio, Regimento Interno, comunicados, apresentações financeiras, prestação de contas - on-line, reservas de espaços comuns, etc.;
- Tecnologia de ponta que auxiliam o síndico e os condôminos a terem mais domínio e independência na gestão do condomínio;
- Disponibilidade de gestão financeira pool ou conta própria para o condomínio;
- Acompanhamento da previsão orçamentária;
- Setor de integração de novos clientes;
- Arrecadação Garantida (gestão frente à inadimplência condominial);
- Compliance Corporativo;
- Ser associada da AABIC (Associação das Administradoras de Imóveis e Condomínios de São Paulo) e do SECOVI (Sindicato da Habitação);
- Certificação ISO 9.001: Sistema de Gestão de Qualidade;
- Certificação PROAD: Programa de Autorregulamentação da Administradora de Condomínios.
Apoio jurídico feito pela administradora
Parte do trabalho da gestão de condomínio é lidar com conflitos para que eles não se transformem em batalhas legais. Nestas situações, a administradora tem o conhecimento jurídico necessário para intermediar uma série de divergências entre moradores e o condomínio.
O mesmo vale para o relacionamento entre o condomínio e os seus fornecedores, que podem ser acionados judicialmente caso não cumpram com os termos acordados em contrato.
O dia a dia do condomínio pode ocasionar uma série de situações que, se mal administradas, acabam sendo levadas para a esfera judicial. Valendo-se da sua assessoria jurídica, a administradora auxilia em todas essas questões, procurando resolvê-las do melhor modo possível mitigando discussões desnecessárias.
Diminuição na tensão da rotina do síndico
Como síndico, você sabe que o seu trabalho possui uma rotina muito intensa e acompanhada de uma carga alta de estresse.
Devido à variedade de responsabilidades, esse trabalho pode ser muito desgastante. Por isso, vale a pena contar com a parceria de uma administradora de condomínio para dividir essas tarefas e ter uma rotina mais leve e menos estressante.
Como já mencionamos, cabe à administradora orientar sobre os aspectos legais das questões que surgem, contabilizar receitas e despesas, elaborar as folhas de pagamento dos funcionários, pagar os trabalhadores, emitir e distribuir os boletos das taxas condominiais, elaborar as prestações de contas e assessorar assembleias.
Portanto, trata-se de uma divisão de responsabilidades, sobretudo aquelas que demandam maior conhecimento técnico.
Devido à complexidade das funções de um síndico, é recomendável que o gestor recorra a uma administradora. Para tal, é necessário avaliar os benefícios que foram listados neste artigo. E além disso:
- verificar se os síndicos e condôminos atendidos estão satisfeitos;
- ler com atenção os contratos e desconfiar de valores extremamente baixos;
- aproveitar para fazer uma visita técnica na sede de cada empresa e observar quais delas têm a estrutura adequada para atender o seu condomínio;
- antes de fechar o contrato, discutir com o conselho condominial sobre a melhor escolha.
A gestão de condomínio precisa ser feita do modo mais profissional possível, beneficiando a todos — os colaboradores, o síndico e os condôminos.
Sendo assim, antes de fechar contrato com uma administradora, pesquise sua reputação, experiência e certifique-se de que a empresa será capaz de suprir suas necessidades.
Lembre-se: a administradora será o seu braço direito no dia a dia, por isso, escolha bem.
