Há vários motivos que levam alguém a optar por viver em um condomínio, como privacidade, espaço de lazer, padronização, qualidade de vida e, para muitos, a segurança, o que transformou o modo de atuação dos administradores de condomínio.
Para assegurar o acesso de moradores e visitantes às dependências internas e acompanhar as tendências mercadológicas, os administradores passaram a visualizar melhorias e implementar a tecnologia na gestão de condomínio, indo além das tradicionais câmeras de monitoramento, sensores de presença e botão de emergência.
Neste post, vamos mostrar como a administração do condomínio pode utilizar a tecnologia como aliada, buscando atualização dos recursos e implementando sistemas inovadores para otimizar os processos, auxiliando e facilitando cada vez mais o trabalho da gestão. Continue acompanhando!
Qual é a importância da tecnologia na gestão de condomínio?
A tecnologia na atualidade não é importante apenas para a gestão de condomínio, mas para qualquer segmento que acompanhe a modernidade e a aceleração do mundo, onde o tempo vale ouro e as pessoas estão em busca de agilidade e segurança das informações e utilizam a tecnologia como solução prática para quase todos os processos — da vida pessoal à profissional.
Com a tecnologia, a morosidade dos processos deu lugar à agilidade, transparência e maior capacidade de promover a segurança de maneira mais abrangente e contundente, suprimindo o modo arcaico e incluindo a modernidade. O avanço tecnológico promoveu uma verdadeira mudança na forma de atuação, obrigando todos a se atualizar e buscar melhores oportunidades.
Ao adotar a tecnologia na gestão do condomínio, não só os sistemas de acesso poderão ser revisados e modernizados, como também os processos de gestão que envolvem manutenção, comunicação, pagamentos de taxas, além de conexão ágil e transparente entre administrador e moradores para tomada de decisões.
Há também outro aspecto que deve ser considerado por todos os envolvidos — a valorização não apenas dos imóveis, mas de todo o empreendimento, que demonstra a preocupação dos proprietários em zelar pelas edificações, ao criar mecanismos de defesa e proteção ao patrimônio.
O mercado imobiliário sofreu mudanças ao longo do tempo, e se antes as pessoas tinham o objetivo apenas de encontrar um lugar para morar, hoje, além do conforto, estão em busca das melhores alternativas de custo-benefício que incluem a tecnologia e todo o progresso envolvido nas construções.
Por que estar por dentro das principais tecnologias?
Sabendo que a tecnologia promove uma conectividade direta entre as pessoas e abrange vários universos — além de oferecer melhorias significativas em todos os aspectos —, é quase impossível, em um mundo globalizado e interativo, viver alheio às inovações tecnológicas.
É esse universo tecnológico que abre o campo de visão e permite um acompanhamento sistêmico in loco ou a distância. Se hoje é possível acompanhar uma rotina de trabalho ou monitorar os locais de acesso, isso se deve a uma tecnologia cada vez mais eficiente.
O administrador que não tem dedicação exclusiva ao condomínio e faz gestão a distância pode se valer de muitos recursos para auxiliar suas decisões. Por meio de sistemas interconectados, é possível visualizar a movimentação do condomínio em tempo real, o que dá suporte ao trabalho dos funcionários.
Onde a tecnologia pode ajudar na gestão do condomínio?
Durante muito tempo, os condomínios contaram com um trabalho eficiente nas portarias e no sistema de atendimento personalizado, sendo a figura do porteiro a autoridade maior para permitir a entrada de moradores e visitantes.
Não que esse profissional tivesse o poder de barrar o acesso, mas ele realizava um trabalho intimista, conhecendo todos os moradores e, muitas vezes, os visitantes. Mas o mundo mudou e a modernidade trouxe com ela a violência e diversos meios empregados por pessoas mal-intencionadas na tentativa de entrar nos condomínios para cometer algum delito.
A tecnologia pode auxiliar na cobertura de diversas áreas para trazer maior segurança na entrada e saída de pessoas e veículos, na prevenção de manutenção de equipamentos, na geração e no envio de boletos de taxas, entre outras possibilidades. Confira algumas inovações!
Sistema de controle de acessos
Para registrar e monitorar com facilidade o fluxo de acesso de pessoas e veículos, os condomínios podem contar com um sistema de controle amplo, e isso facilita o trabalho diário — além de proporcionar melhor gerenciamento do administrador, o qual terá em mãos dados que servem para conferência de:
- informação do horário de entrada e saída;
- autorização para entrada de fornecedor ou prestador de serviço;
- identificação de quem acessou o condomínio em um determinado período;
- obtenção de imagens pelas câmeras integradas ao sistema;
- registro de quem fez a liberação do acesso.
E os benefícios não param por aí! Com um sistema informatizado, todo o histórico dos registros será armazenado e disponibilizado para consulta a qualquer momento. A tecnologia na gestão de condomínio permite que o cadastro de moradores seja completo para melhor identificação, e isso inclui fotos e placas de veículos que permitam o reconhecimento imediato.
Alarmes de segurança
Os alarmes são itens importantes nos condomínios e responsáveis pela inibição de ações de intenção duvidosa, pois promovem barulho suficiente para chamar a atenção de várias pessoas e espantar possíveis invasores. Quando bem instalados, é possível recorrer às câmeras de monitoramento para identificar a ocorrência.
Portaria virtual
A portaria virtual dispensa a presença de um porteiro, pois há uma central remota ligada 24h para executar as mesmas atividades. Da central, é possível identificar visitantes e contatar os moradores para permitir o acesso às dependências, sem que esses precisem se deslocar até a portaria para liberação.
Esse sistema ainda é visto com desconfiança devido à ausência da figura física do porteiro. Caso a administração não deseje fazer uma substituição em totalidade, poderá manter o funcionário e contar com uma ferramenta virtual que complemente a atividade, protegendo-o inclusive de fazer uma abordagem direta, zelando por sua integridade física.
Para implantar a portaria virtual, será necessário que o condomínio disponha de internet acima dos 2 MB para instalação de sistema de transmissão de imagem por meio de câmeras e de abertura e fechamento remoto dos portões.
Se a opção for pela substituição, os valores desembolsados pelo condomínio com a folha de pagamento, uniformes e treinamentos para manter o funcionário sempre atualizado poderão ser alocados para o contrato de serviços, possivelmente com um ônus mais elevado, mas bônus agregado.
Interfone virtual
O interfone virtual é mais uma das tecnologias de ponta desenvolvidas para ofertar aos condomínios uma novidade prática. Instalado no celular de cada morador, o aplicativo permite uma comunicação rápida, com direito a cadastramento dos números, contato na portaria e retorno da ligação perdida.
Algumas vantagens da adoção do interfone virtual:
- comunicação direta com o morador;
- manutenção barata e simplificada;
- controle de visitas com agilidade na liberação de entrada.
Processos automatizados
Os administradores sofrem para dividir seu tempo entre as diversas tarefas que a gestão do condomínio exige. A tecnologia pode ajudar na otimização dos processos e geração de boletos de forma automática, com um bom sistema que permita o reconhecimento da data de vencimento e comunicação direta com cada condômino.
Com os boletos automatizados, o administrador terá mais controle sobre a inadimplência e poderá dar andamento às cobranças sem entrar em conflito direto com o morador faltante com as obrigações condominiais. O sistema pode emitir aviso de vencimento e cobrança, assim como a segunda via para pagamento.
Reconhecimento facial
Esse é um sistema que vem ganhando notoriedade e sugere adesão em massa no futuro, por ser uma tecnologia que vai além das existentes e que inibe as possibilidades de fraudes pela particularidade dos detalhes faciais. O rosto humano é composto por pontos com medidas únicas — assimetria, largura do nariz, tamanho do crânio etc. —, o que torna esse modo de reconhecimento muito seguro.
Biometria
A biometria já é utilizada em diversas situações, como em eleições e acessos a academias e prédios comerciais, e hoje chega aos condomínios para promover uma segurança eletrônica predial mais eficiente e prática, facilitando o trabalho do porteiro e da administração ao permitir a entrada de pessoas previamente cadastradas.
A ferramenta biométrica não é suficiente para garantir uma segurança totalizada, mas permitirá a emissão de relatórios para gerenciamento da entrada e saída de pessoas — moradores, funcionários e fornecedores — com tempo de permanência, os locais percorridos e a quantidade de acessos em um determinado período.
Agendamento de espaços em comum
A utilização dos espaços comuns — salão de festas, espaço gourmet, sala de jogos ou quadras esportivas — gera dor de cabeça ao administrador na hora de fazer o agendamento para os condôminos. Com um sistema de acesso via aplicativo, é possível que o próprio morador realize o seu agendamento sem precisar contar com a intermediação da gestão, obtendo, assim, agilidade, autonomia e comodidade.
Controle remoto anticlonagem
O controle remoto com efeito anticlonagem é uma opção eficiente que permite ao morador abrir e fechar o portão por meio de um controle diferenciado. A tecnologia anticlonagem oferecida no mercado inibe a ação de clonagem e o uso indevido desse meio de acesso ao condomínio.
Botão de pânico
Muitas pessoas pensam que o botão de pânico é um dispositivo apenas para veículos e desconhecem sua utilização de modo individual para casos em que o pedestre, ao se sentir coagido, pode emitir um sinal de alerta de socorro que chegará ao porteiro ou à empresa de monitoramento.
Esse é um excelente recurso silencioso de defesa pessoal que pode evitar maior gravidade de uma abordagem. É interessante frisar que em alguns dispositivos é possível cadastrar um acesso padrão diário e também o dedo de pânico que servirá de pedido de socorro para compreensão da central.
Segurança
Esse é o item que mais requer subsídios para que a tecnologia na gestão de condomínio seja bem-sucedida. Quando um condomínio oferece segurança a seus moradores, todos os outros quesitos para qualquer decisão necessária caem para segundo plano na escala de prioridade e importância.
Os sistemas integrados possibilitam um controle mais apurado de todos os processos que envolvem o condomínio, desde a entrada de moradores e visitantes até a identificação de fornecedores, prestadores de serviços e acompanhamento de movimentação.
Com a tecnologia contribuindo para uma gestão condominial mais eficiente, já é possível instalar o sistema de monitoramento por câmeras nos celulares e tablets, permitindo acesso a cada morador que desejar acompanhar em tempo real a movimentação do condomínio para simples conferência ou reconhecimento e liberação de convidados.
Para manter a segurança em todas as dependências do condomínio, mesmo que seja utilizada tecnologia de última geração, é importante que todas as pessoas que circulam pelos espaços tenham a ciência de que o comportamento preventivo faz total diferença.
As ações individualizadas com foco no bem comum atingem um grau de eficiência capaz de proteger todas as pessoas que integram o condomínio. Veja a seguir como cada um pode auxiliar.
Administradores
- Buscar no mercado soluções inteligentes para controlar o acesso de pessoas;
- fazer investimentos em capacitação dos funcionários;
- conscientizar moradores sobre a importância de contribuir nas ações de segurança;
- cadastrar os visitantes e moradores do condomínio para identificação ágil;
- manter um cadastro atualizado dos prestadores de serviços com contatos visíveis para casos de emergência.
Moradores
- Ter atenção reforçada ao entrar e sair do condomínio, pela portaria principal ou pela garagem, de modo a identificar a presença de pessoas com atitudes suspeitas;
- participar das assembleias e reuniões para contribuição de ideias e sugestões;
- acionar o controle para entrada próximo ao portão, para evitar o oportunismo no acesso;
- manter uma comunicação integrada com os funcionários e com os outros moradores para ajuda conjunta.
Funcionários
- identificar pedestres e veículos antes de abrir portões e garagem;
- interagir com outros funcionários para comunicação ágil em caso de incidentes ou acidentes;
- manter discrição sobre a rotina dos moradores e sobre o funcionamento geral do condomínio;
- ter atenção redobrada na recepção de visitantes e também de entregadores — ter a certeza de que o morador está aguardando.
Prevenção de acidentes
Em um espaço onde circulam muitas pessoas, é quase impossível pensar em segurança sem calcular os riscos de acidentes para evitar maiores transtornos. Por isso, a segurança condominial permeia as variáveis que envolvem o comportamento de todos que circulam pelas dependências e as adaptações preventivas na estrutura, com cuidados redobrados em alguns setores.
Sistema de incêndio
Ao dispor de um sistema de incêndio com capacidade de cobrir todo o perímetro do condomínio, será possível detectar de forma mais fácil e rápida um possível foco de incêndio e fazer o combate das chamas com possibilidade de solucionar o problema ou até a chegada dos bombeiros ou especialistas.
Cerca elétrica
As cercas elétricas servem para inibir a ação de pessoas com má intenção, mas podem causar transtornos quando instaladas de forma inadequada e atingir algum morador desavisado. O recomendado é contar com um sistema adequado que permita a checagem periódica e, assim, seja possível evitar complicações.
A instalação de cercas elétricas exige alguns cuidados específicos que esbarram na legislação para a segurança de todos os usuários do condomínio:
- aprovação de instalação em assembleia;
- avisos de advertência para sinalizar o perigo de choques;
- instalação a uma altura mínima de 1,80 m do solo;
- fornecedores e instaladores devem ter registro no Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia (CREA) e um responsável técnico;
- corrente intermitente ou pulsante com potência máxima de cinco joules.
Iluminação emergencial
A iluminação por si só já é prioridade máxima em um condomínio, principalmente nas áreas de acesso entre as garagens e os apartamentos, escadas e blocos, corredores e jardins, ou seja, em todos os acessos com pouca ou nenhuma visibilidade.
Para garantir uma iluminação contínua, é fundamental preocupar-se com a iluminação emergencial, mantendo-a em funcionamento para o caso repentino de queda de energia, inclusive com simulação para atestar o funcionamento adequado.
Geradores
O gerador é um equipamento com potência medida em KVA (kilovoltampere) que converte qualquer forma de energia em energia elétrica e funciona à base de etanol, biocombustível, gás natural ou diesel — sendo este último o mais comum entre os condomínios na atualidade.
A falta de energia por período prolongado pode ser um grande transtorno para os condomínios, tanto pelo tempo limitado de duração das lâmpadas de emergência quanto pelo uso de equipamentos para acesso remoto.
Uma boa alternativa é contar com o uso de geradores para evitar o problema e reforçar a segurança caso haja algum impedimento no fornecimento da energia elétrica. Quando a portaria é remota, a abertura de portões, por exemplo, não fica comprometida, por contar com esse tipo de equipamento.
Outro fator importante é manter o funcionamento de elevadores, principalmente para moradores em situações que impedem a subida de escadas. Há condomínios com um número elevado de andares e essa é uma solução bastante eficiente.
O investimento não é baixo, mas acima de qualquer coisa é preciso analisar o custo-benefício para tomada de decisão quanto à aquisição. É fundamental colocar na balança os ganhos que um equipamento como esse pode oferecer.
Com a instalação, os serviços que dependem da energia elétrica para um funcionamento adequado e seguro — como abertura de portões, iluminação de espaços comuns, portaria com acesso remoto, elevadores e sistemas de monitoramento — ganham maior autonomia, podendo aguardar o restabelecimento da energia, sem impedimentos.
Quanto maior for a potência, mais equipamentos poderão ser alimentados por um gerador, mantendo-se ligados por um tempo prolongado — em uma média de 3 a 6 horas. Os condomínios, geralmente, necessitam que as áreas comuns e os serviços de acesso permaneçam funcionando para facilitar o acesso dos moradores.
É importante atentar para a capacidade do gerador de manter o maior número possível de equipamentos ativados mesmo com a falta de energia elétrica. Para proporcionar o funcionamento de elevadores (de 1 a 3) e a iluminação de áreas comuns, será necessário um gerador de 60 a 85 KVA.
Instalar o gerador próximo do quadro de força concentra a verificação na base de distribuição da energia, permitindo um melhor acompanhamento operacional de todos os equipamentos em um curto espaço de tempo, pois estarão próximos uns dos outros, o que levará à redução do custo com cabeamento — um material caro para atender às exigências de segurança da instalação.
Gestão de despesas
Para otimizar o tempo e as tarefas inerentes à administração do condomínio, contar com um sistema que permite melhor gerenciamento é um fator de sucesso. Entre reuniões, manutenções e taxas, fazer uma boa gestão de despesas do condomínio é o maior desafio do administrador.
Além do relacionamento com o morador, existe uma grande fatia de tempo dispensada aos funcionários em suas atividades e aos processos da contabilidade, que requerem fiscalização contínua, provisionamento de despesas, controle de vencimento de impostos e acompanhamento para assegurar a efetividade.
Para as demandas financeiras, também é possível contar com a tecnologia na gestão de condomínio, pois um sistema informatizado proporciona segurança das informações com agendamentos periódicos de manutenção em elevadores, cuidados com os jardins, limpeza de pátios e piscinas, revisão das instalações elétricas e hidráulicas, entre outras atividades.
Em um bom sistema de gestão condominial, a gestão de informações que dizem respeito ao condomínio poderá ser disponibilizada em relatórios específicos de acordo com a necessidade do momento, como contratos de manutenção, taxas de licenciamento, impostos, acordos sindicais, cobertura de licenças médicas etc.
Contar com a tecnologia na gestão de condomínio é encontrar o equilíbrio em uma rotina intensa — mas, ainda assim, dinâmica e participativa. Ao utilizar a tecnologia para concentrar a operacionalidade em sistemas de alta performance e autogerenciamento, o administrador poderá concentrar esforços em situações que realmente demandem seu empenho.
Além do mais, todas as ações preventivas com histórico de sucesso ganham conhecimento externo, sendo referência para outros condomínios e, assim, formando uma corrente de inovações tecnológicas capazes de aumentar a segurança de condôminos, funcionários e fornecedores.
Ao considerar a adesão à inovação, pergunte-se sobre o resultado que a tecnologia na gestão de condomínio pode trazer e como será feita a implementação, levando em conta os conceitos de segurança, redução de custos, bem-estar e valorização imobiliária. Dessa forma, será possível dimensionar os benefícios das melhorias.
Agora que você percebeu o quanto a tecnologia pode auxiliar na gestão do condomínio, já pode entrar em contato conosco e agendar uma consulta sem compromisso. Ficaremos muito contentes em apresentar a você infinitas possibilidades de melhorar ainda mais a gestão do seu condomínio!
