A certificação digital tem grande importância para condomínios, uma vez que é obrigatória para que os síndicos possam prestar contas desde 2012. Somente com ela, o responsável pode fornecer os devidos esclarecimentos referentes à sua atividade e se manter em dia com seus compromissos, evitando problemas, como penalizações e multas aplicadas pelo Ministério do Trabalho.
Se você está em busca de mais informações a respeito do tema, então não deixe de conferir este artigo até o final. Siga conosco e saiba mais sobre certificado digital para condomínio.
O que é a certificação digital?
Em meio ao número cada vez maior de atividades que se passam em ambientes on-line, tornou-se imprescindível, por parte das pessoas físicas e jurídicas, contar com soluções para viabilizar procedimentos. Se por um lado a internet oferece o benefício de simplificar a vida das pessoas, por outro, pode criar riscos ao deixar dados e informações acessíveis para desconhecidos.
Nesse sentido, a certificação digital nada mais é do que um recurso que permite a troca de informações pela internet, garantindo autenticidade e integridade ao conteúdo em questão.
Em resumo, é uma forma virtual de reconhecer algo em ambiente on-line. Com a evolução tecnológica, tornou-se necessário criar meios para que as ações realizadas na internet tivessem a segurança requisitada.
Nessa lógica, o certificado digital surgiu como uma ferramenta capaz de efetuar o chamado reconhecimento de firma, no caso, em ambiente on-line. Dessa forma, a pessoa que solicita determinado serviço tem a devida autorização para tal procedimento.
Na prática, o certificado digital funciona como uma assinatura eletrônica capaz de comprovar que o solicitante de determinado serviço está, de fato, autorizado para tanto, da mesma maneira como acontece com um documento físico que tem firma reconhecida em cartório.
O que é o eSocial?
O eSocial é um projeto do Governo Federal desenvolvido com o objetivo de consolidar as obrigações acessórias da área trabalhista por meio de uma entrega exclusiva. Para isso, envolve a Receita Federal, o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e a Caixa Econômica Federal.
O projeto foi instituído em 2014 na busca por resolver os problemas no envio de informações dos trabalhadores das empresas. Sua atuação representa uma verdadeira revolução na forma com que as organizações transmitem os dados relacionados ao vínculo trabalhista e à vida laboral de seus funcionários.
Como funciona a certificação digital?
Nessa lógica, o certificado digital funciona como um documento que dá ao portador a condição de comprovar sua identificação em meio on-line. É ele que assegura que a pessoa em questão pode realizar determinados processos, principalmente ligados ao eSocial.
Para tanto, são utilizados procedimentos que envolvem lógica e matemática para garantir a confidencialidade, a integridade das informações e a devida confirmação da autoria. A assinatura do certificado digital é feita por uma terceira parte, que é quem identifica o usuário, físico ou jurídico e o associa a uma chave pública.
O documento traz consigo os dados a respeito do titular, tais como nome, data de nascimento, chave pública, nome e assinatura da Autoridade Certificadora encarregada de sua emissão, além de dados complementares como o CPF (Cadastro de Pessoas Físicas), o RG (Registro Geral) e o título de eleitor do responsável.
De que maneira é feita a certificação digital?
A obtenção dessa certificação só pode ser feita com empresas especializadas. Estas oferecem diferentes tipos de certificado digital. Sendo assim, a escolha é feita em função dos seus interesses.
Acesse o site de uma certificadora e verifique os requisitos necessários em termos de software, sistema operacional e versão do navegador. Consulte também os manuais de instalação antes de efetivamente comprar o certificado digital.
Feita a sua escolha, instale o software no seu computador ou no dispositivo eletrônico. É bom lembrar que a compra do certificado pode ser realizada via internet e a liberação do uso, acompanhada no site da empresa certificadora, tudo de maneira virtual, sem que você precise sair de casa.
Ainda assim, após a efetuação do pagamento, é preciso agendar uma data e local para a retirada do certificado digital. É então que você terá que apresentar os documentos necessários, que dependem do tipo de certificado solicitado. No próximo tópico, você conhecerá os documentos requeridos para o condomínio.
O sistema tem uso por tempo determinado, ou seja, se você solicitar uma NF-e (nota fiscal eletrônica), por exemplo, poderá utilizar o certificado digital por 12 meses, em geral.
Em resumo, são quatro passos simples:
- escolher uma das Autoridades Certificadoras da ICP-Brasil (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação);
- solicitar na Autoridade Certificadora o certificado digital adequado, no caso, o certificado de pessoa jurídica do tipo A1 ou A3;
- agendar data e horário com a Autoridade de Registro do AR ( Aviso de Recebimento) para validar os dados preenchidos quando da solicitação, tendo em mãos os documentos obrigatórios;
- receber a autorização e obter o certificado.
Quais são os documentos necessários para fazer a certificação digital?
No caso do certificado digital para condomínios, a maioria das certificadoras solicitam tanto originais quanto cópias autenticadas dos seguintes documentos:
-
instituição do condomínio;
-
especificação do condomínio (LIVRO 3);
-
Convenção do Condomínio;
-
cartão de CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) do condomínio;
-
ata de eleição do síndico;
-
RG e CPF ou CNH (Carteira Nacional de Habilitação) do síndico e comprovante de residência.
Vale lembrar também que, no dia agendado, o síndico passará pelo cadastro biométrico, no qual serão coletadas suas digitais e a biometria facial.
Qual o motivo da obrigatoriedade do certificado digital para condomínios?
Por ser uma iniciativa da Caixa Econômica Federal, o acesso ao portal “Conectividade Social” fica restrito a quem estiver adaptado ao padrão da ICP-Brasil. Isso significa que, para fornecer informações a respeito de empregados, tais como o pagamento de obrigações como o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), o INSS e o Rais (eSocial), será preciso estar devidamente habilitado.
Por meio do eSocial, os empregadores passarão a informar 15 obrigações de uma única vez ao Governo. São elas:
-
Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
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Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
-
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
-
Livro de Registro de Empregados (LRE);
-
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
-
Comunicação de Dispensa (CD);
-
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
-
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
-
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
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Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
-
Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
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Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
-
Folha de pagamento;
-
Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
-
Guia da Previdência Social (GPS).
Nos casos de demissão, por exemplo, é necessário contar com o certificado para solicitar o Seguro-Desemprego e então gerar a chave de saque do FGTS, deter o extrato do funcionário, entre outras ações. Sem elas, o sindicato ou o Ministério do Trabalho e Emprego não têm como homologar a rescisão contratual.
É importante destacar que, mesmo no caso de condomínios que não possuem funcionários, ainda é preciso investir na assinatura eletrônica. Isso acontece porque a quem utiliza o recibo de pagamento para autônomos (RPA) também é exigido o uso do canal Conectividade Social, para realizar a transmissão de dados.
Com a certificação, além de ficar em dia com suas obrigações, o síndico do condomínio consegue ter maior facilidade para lidar com suas responsabilidades. Sendo assim, vale a pena recorrer a soluções de qualidade que simplifiquem a sua vida.
Agora que sabe um pouco mais sobre o certificado digital para condomínio, não deixe de conferir também o nosso artigo sobre como declarar imposto de renda de síndico.
