A certificação digital tem grande importância para a gestão condominial. Desde 2013, ela se tornou obrigatória para todos os condomínios. Somente com ela, o síndico pode fornecer devidos esclarecimentos referentes à atividade do empreendimento e se manter em dia com seus compromissos, evitando problemas, como penalizações e multas aplicadas pelo Ministério do Trabalho.
Isso porque, sem esse certificado digital, não é possível enviar dados importantes sobre os colaboradores para a Caixa Econômica Federal, por exemplo.
Apesar da relevância do tema, é comum encontrar condomínios em situações irregulares, e profissionais com dúvidas sobre se ela é realmente obrigatória, ou como usá-la para melhorar a administração do empreendimento.
Se você está em busca de mais informações a respeito da certificação digital, então não deixe de conferir este artigo até o final. Boa leitura!
O que é a certificação digital para condomínios?
A certificação digital é um documento eletrônico, utilizado por empresas, condomínios e pessoas físicas, capaz de comprovar que o solicitante de determinado serviço está, de fato, autorizado para executar tal ação. Ele tem a finalidade de comprovar quem está executando uma atividade realizada no ambiente virtual.
Em linhas gerais, podemos dizer que, o certificado digital é uma espécie de carteira de identidade virtual, que garante que um representante legal do empreendimento possa realizar procedimentos burocráticos sem a necessidade de comparecer presencialmente à uma instituição. Agilizando processos, garantindo a segurança das informações e diminuindo a burocracia.
Qual a importância da certificação digital para condomínios?
Além de oferecer mais agilidade e praticidade para a gestão condominial, a certificação digital é obrigatória aos condomínios.
Para simplificar, imagine que o síndico ou a administradora responsável precise realizar tarefas cotidianas como, efetuar transações, emitir imposto de renda, realizar as obrigações legais, acessar o canal de “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal, para enviar dados previdenciários dos colaboradores do condomínio, tudo isso de maneira online. Isso inclui as informações referentes ao INSS, FGTS, RAIS e demais obrigações trabalhistas.
Sem a certificação digital, não é possível encaminhar essas informações para Receita Federal, CEF e Prefeituras. E, assim, o condomínio fica sujeito a multas da Justiça do Trabalho e processos trabalhistas.
E, mesmo que o condomínio não possua folha de pagamento, ou seja, não tenha funcionários registrados, o certificado digital é obrigatório para o envio do Recibo de Pagamento de Autônomos.
Como é feita a certificação digital?
A obtenção dessa certificação só pode ser feita com empresas especializadas. Estas oferecem diferentes tipos de certificado digital. Sendo assim, a escolha é feita em função dos seus interesses.
Acesse o site de uma certificadora e verifique os requisitos necessários em termos de software, sistema operacional e versão do navegador. Consulte também os manuais de instalação antes de efetivamente comprar o certificado digital.
Feita a sua escolha, instale o software no seu computador ou no dispositivo eletrônico. É bom lembrar que a compra do certificado pode ser realizada via internet e a liberação do uso, acompanhada no site da empresa certificadora, tudo de maneira virtual, sem que você precise sair de casa.
Ainda assim, após a efetuação do pagamento, é preciso agendar uma data e local para a retirada do certificado digital. É então que você terá que apresentar os documentos necessários, que dependem do tipo de certificado solicitado. No próximo tópico, você conhecerá os documentos requeridos para o condomínio.
O sistema tem uso por tempo determinado, ou seja, se você solicitar uma NF-e (nota fiscal eletrônica), por exemplo, poderá utilizar o certificado digital por 12 meses, em geral.
Em resumo, são quatro passos simples:
- Escolher uma das Autoridades Certificadoras da ICP-Brasil (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação);
- Solicitar na Autoridade Certificadora o certificado digital adequado, no caso, o certificado de pessoa jurídica do tipo A1 ou A3;
- Agendar data e horário com a Autoridade de Registro do AR (Aviso de Recebimento) para validar os dados preenchidos quando da solicitação, tendo em mãos os documentos obrigatórios;
- Receber a autorização e obter o certificado.
Quais são os documentos necessários para fazer a certificação digital?
No caso do certificado digital para condomínios, a maioria das certificadoras solicitam tanto originais quanto cópias autenticadas dos seguintes documentos:
- Instituição do condomínio;
- Especificação do condomínio (LIVRO 3);
- Convenção do Condomínio;
- Cartão de CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) do condomínio;
- Ata de eleição do síndico;
- RG e CPF ou CNH (Carteira Nacional de Habilitação) do síndico e comprovante de residência.
Vale lembrar também que, no dia agendado, o síndico passará pelo cadastro biométrico, no qual serão coletadas suas digitais e a biometria facial.
Custo de emissão da certificação digital
O valor de investimento para a retirada da certificação digital varia de acordo com o prazo de validade da ferramenta, que pode ser de um mês à três anos, e o formato do certificado, que pode ser de três maneiras: cartão inteligente, cartão inteligente + leitora e token USB.
O mais indicado para condomínios que dispõem dos serviços de uma administradora é o cartão inteligente, pois ele já possui todos os dados necessários para as transações que a empresa terá que realizar durante sua administração. A cobrança feita pelas administradoras para a emissão da certificação digital são legalizadas e tabeladas pela Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC), entidade referência do setor imobiliário.
Quais as vantagens da certificação digital para condomínios?
Além de minimizar os riscos de problemas com a Justiça do Trabalho ou de ser alvo de processos trabalhistas, a certificação digital traz outras vantagens para os condomínios como:
- Garantir a segurança das informações e transações do condomínio contra fraudes
- Possibilitar a assinatura de documentos de maneira ágil
- Otimizar a verificação de contribuições previdenciárias dos colaboradores
- Diminuir a burocracia
- Manter o condomínio em dia com as questões legais
- Reduzir os gastos com papel
- Viabilizar a realização de obrigações legais no ambiente digital
Com a certificação, além de ficar em dia com suas obrigações, o síndico do condomínio consegue ter mais facilidade para lidar com suas responsabilidades. Sendo assim, vale a pena recorrer a soluções de qualidade que simplifiquem a sua vida.
