Se não classificarmos as coisas ou separá-las por grau de importância e urgência, fica difícil administrar. É possível suprir todas as necessidades, mas algumas devem ser adiadas para que outras sejam imediatamente atendidas.
As medidas mais importantes são exatamente as prioridades do condomínio. Ao defini-las, o síndico acaba errando menos em sua administração e consegue cumprir melhor o trabalho de rotina.
Veja, a seguir, como fazer uma gestão de prioridades eficiente!
Conheça as atividades que precisam ser realizadas
É de máxima importância conhecer as atividades que precisam ser efetuadas, como as tarefas de conservação e manutenção do espaço.
A segurança está entre as prioridades de qualquer condomínio. Por isso, toda atividade que esteja direta ou indiretamente associada a ela deve ser considerada. Com a ajuda de uma boa administradora e da própria população do condomínio, o síndico terá mais facilidade para determinar as atividades que precisam ser executadas.
Saiba como cada tarefa impacta em seus objetivos
Outro ponto importante na gestão de prioridades é identificar como as atividades impactam nos objetivos que o administrador definiu para determinada semana ou mês.
Por exemplo: o síndico pode ter decidido deixar o salão de festas arrumado para um evento especial que será efetivado na semana seguinte. Nesse caso, tudo o que se associa ao salão de festas e ao respectivo evento é prioridade dentro daquele prazo.
Avalie quais atividades podem ser delegadas
Mais uma vez, vale a pena contar com o suporte de uma administradora de condomínios que tenha certificação ISO 37001 (gestão antissuborno). Afinal, não convém assumir a realização de todas as atividades, sejam prioritárias ou não.
Se existem profissionais de confiança que podem desenvolver determinadas tarefas com excelência, não custa nada delegá-las a eles. Esses grupos podem ser prestadores de serviços autônomos ou funcionários de uma empresa.
Dessa forma, o síndico tem mais tempo para se dedicar às tarefas mais estratégicas e não fica sobrecarregado com tantos compromissos, o que pode levar a serviços malfeitos e a problemas com os moradores.
Identifique as tarefas mais simples
Na gestão de prioridades, considere sempre o nível de dificuldade de cada tarefa. Algumas certamente demandam mais tempo e envolvem mais gastos do que outras.
As atividades mais simples, que podem ser executadas em curto prazo, devem ser feitas logo. Assim, o administrador não fica acumulando pendências para o futuro, tornando as coisas mais difíceis.
Essa é uma habilidade que todo gestor deve ter. Em outras palavras, precisa ser proativo e procurar concluir tudo o que está ao seu alcance. Acumular tarefas é como acumular dívidas: elas vão aumentando e virando uma grande bola de neve que se torna mais difícil de conter à medida que o tempo passa.
Se organize para efetivar uma gestão de prioridades
O síndico deve se organizar para exercer desde às atividades mais simples até as mais complexas, identificar aquelas que exigem mais tempo e/ou mais profissionais, para apresentá-las e aprová-las em assembleia.
Ele também sabe delegar tarefas, evitando a sobrecarga de trabalho. Para isso, conta com parceiros confiáveis com os quais pode dividir as responsabilidades.
Outra coisa que o administrador organizado faz é identificar as medidas que impactam nos objetivos propostos para determinado período — essas atividades certamente estarão no topo de sua lista de prioridades.
Sem organização não existe boa administração. Mais uma vez, a tecnologia pode ajudar o síndico em seu trabalho. É possível registrar todas as prioridades em um sistema operacional e, com a ajuda de um software, monitorar a realização das tarefas.
A administradora de condomínios também é de grande importância para prestar consultoria e assessoria constante ao síndico.
O síndico que preza a organização prioriza o compliance (cumprimento de todas as normas e regulamentos definidos pela legislação). Portanto, faça a gestão de prioridades e não fique “perdido” no meio de tantas atividades, sem saber qual rumo seguir!
