Administração

Gestão de prioridades: saiba como definir as atividades para o condomínio

Síndico, você sabia que ao definir as prioridades do condomínio você consegue cumprir melhor o seu trabalho? Veja, a seguir, como fazer uma gestão de prioridades eficiente.

Publicado em 10 de Dezembro de 2019
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Se não classificarmos as coisas ou separá-las por grau de importância e urgência, fica difícil administrar. É possível suprir todas as necessidades, mas algumas devem ser adiadas para que outras sejam imediatamente atendidas.

As medidas mais importantes são exatamente as prioridades do condomínio. Ao defini-las, o síndico acaba errando menos em sua administração e consegue cumprir melhor o trabalho de rotina.

Veja, a seguir, como fazer uma gestão de prioridades eficiente!

Conheça as atividades que precisam ser realizadas

É de máxima importância conhecer as atividades que precisam ser efetuadas, como as tarefas de conservação e manutenção do espaço.

A segurança está entre as prioridades de qualquer condomínio. Por isso, toda atividade que esteja direta ou indiretamente associada a ela deve ser considerada. Com a ajuda de uma boa administradora e da própria população do condomínio, o síndico terá mais facilidade para determinar as atividades que precisam ser executadas.

Saiba como cada tarefa impacta em seus objetivos

Outro ponto importante na gestão de prioridades é identificar como as atividades impactam nos objetivos que o administrador definiu para determinada semana ou mês.

Por exemplo: o síndico pode ter decidido deixar o salão de festas arrumado para um evento especial que será efetivado na semana seguinte. Nesse caso, tudo o que se associa ao salão de festas e ao respectivo evento é prioridade dentro daquele prazo.

Avalie quais atividades podem ser delegadas

Mais uma vez, vale a pena contar com o suporte de uma administradora de condomínios que tenha certificação ISO 37001 (gestão antissuborno). Afinal, não convém assumir a realização de todas as atividades, sejam prioritárias ou não.

Se existem profissionais de confiança que podem desenvolver determinadas tarefas com excelência, não custa nada delegá-las a eles. Esses grupos podem ser prestadores de serviços autônomos ou funcionários de uma empresa.

Dessa forma, o síndico tem mais tempo para se dedicar às tarefas mais estratégicas e não fica sobrecarregado com tantos compromissos, o que pode levar a serviços malfeitos e a problemas com os moradores.

Identifique as tarefas mais simples

Na gestão de prioridades, considere sempre o nível de dificuldade de cada tarefa. Algumas certamente demandam mais tempo e envolvem mais gastos do que outras.

As atividades mais simples, que podem ser executadas em curto prazo, devem ser feitas logo. Assim, o administrador não fica acumulando pendências para o futuro, tornando as coisas mais difíceis.

Essa é uma habilidade que todo gestor deve ter. Em outras palavras, precisa ser proativo e procurar concluir tudo o que está ao seu alcance. Acumular tarefas é como acumular dívidas: elas vão aumentando e virando uma grande bola de neve que se torna mais difícil de conter à medida que o tempo passa.

Se organize para efetivar uma gestão de prioridades 

O síndico deve se organizar para exercer desde às atividades mais simples até as mais mais complexas, identificar aquelas que exigem mais tempo e/ou mais profissionais, para apresentá-las e aprová-las em assembleia

Ele também sabe delegar tarefas, evitando a sobrecarga de trabalho. Para isso, conta com parceiros confiáveis com os quais pode dividir as responsabilidades.

Outra coisa que o administrador organizado faz é identificar as medidas que impactam nos objetivos propostos para determinado período — essas atividades certamente estarão no topo de sua lista de prioridades.

Sem organização não existe boa administração. Mais uma vez, a tecnologia pode ajudar o síndico em seu trabalho. É possível registrar todas as prioridades em um sistema operacional e, com a ajuda de um software, monitorar a realização das tarefas.

A administradora de condomínios também é de grande importância para prestar consultoria e assessoria constante ao síndico.

O síndico que preza a organização prioriza o compliance (cumprimento de todas as normas e regulamentos definidos pela legislação). Portanto, faça a gestão de prioridades e não fique “perdido” no meio de tantas atividades, sem saber qual rumo seguir!

As contas também são prioritárias, não é mesmo? Então, veja agora como os condomínios podem adotar uma prestação de contas transparente!

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