Administração

Como acontece a implantação de um condomínio novo?

Como acontece a implantação de um condomínio novo?

Publicado em 8 de Janeiro de 2018
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O síndico é quem administra o condomínio para que o interesse coletivo prevaleça sobre o individual, proporcionando bem-estar e satisfação a todos os moradores. Porém, ele precisa do apoio dos condôminos para que sua administração seja bem-sucedida e todas as normas efetivamente cumpridas.

Mas, antes de tudo isso, é necessária a sua implantação. Sem essa etapa, não há moradores, nem administradores, nem normas ou regulamentos. Continue a leitura deste artigo para saber como funciona esse processo de implantação de condomínio novo.

Primeiros passos para a implantação de condomínio

É importante que o síndico conheça quais são os procedimentos necessários para a implantação de um novo condomínio. Esse conhecimento será útil para que toda a comunidade possa usufruir de um fluxo de convívio benéfico e satisfatório.

O condomínio nasce com a expedição de um documento chamado Habite-se e atravessa etapas importantes, como:

  • leitura da Convenção;
  • convocação da primeira assembleia;
  • eleição do administrador (síndico);
  • inscrição do condomínio no CNPJ, ato que lhe confere as características de uma pessoa jurídica, ou seja, de uma empresa;
  • elaboração do Regimento Interno.

Atualmente o período médio para emissão do CNPJ é de 60 dias, e neste tempo, a administradora deverá dar o suporte necessário para que o condomínio não paralise sua operação. 

Troca de titularidade das contas de consumo/cadastro de economias

Após a emissão do CNPJ, serão iniciadas as providências necessárias para alterações contratuais e titularidades das contas de consumo: gás, água e energia elétrica. Além de desvincular o CNPJ da construtora destas contas, a troca de titularidade resulta em economia para o condomínio na conta de água e esgoto, pois a concessionária passa a faturar por economias, ou seja, quando na titularidade da construtora, a conta é faturada por consumo m³ x valor cobrado por m³; já no cadastro de economias, é cobrado o valor mínimo pela concessionária x quantidade de unidades. Para os condomínios residências, existe ainda o benefício do valor cobrado pela companhia ser inferior aos estabelecimentos comerciais.

Documentos durante a posse

Depois de tomar posse, o síndico deve solicitar um conjunto de documentos. São eles:

  • Habite-se (emitido pela administração pública do município);
  • Alvarás — de aprovação/execução da construtora e para a instalação dos elevadores;
  • Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), documento fundamental para garantir maior segurança aos condôminos, principalmente em relação a incêndios (validade de um ano);
  • Projetos arquitetônicos de instalação de rede elétrica, de paisagismo e de para-raios, caso eles existam;
  • Manual do proprietário (oferecido pela própria construtora/incorporadora);
  • Certificação de garantia dos equipamentos, como portões, interfones, circuitos de televisão, elevadores e assim por diante;
  • Notas fiscais e manuais técnicos de todas as máquinas e equipamentos.

Toda essa documentação deve ser arquivada no memorial do condomínio, bem como de forma eletrônica, disponibilizando através do site da administradora para todos os condôminos. Dessa forma, um futuro síndico poderá efetuar seu trabalho de gestão sem grandes dificuldades.

Regimento e Convenção

O Regimento Interno e a Convenção são dois documentos fundamentais que o síndico deve conhecer bem. Eles vão servir para indicar caminhos para uma boa convivência entre os moradores e também fundamentarão futuras decisões em conjunto.

Ao propor a minuta do regimento interno, o síndico deve se certificar de que representa efetivamente os interesses dos moradores, assim é essencial a participação dos membros do conselho consultivo e/ou fiscal. Caso seja necessário, os conselheiros poderão propor modificações para que as necessidades dos condôminos sejam realmente satisfeitas de acordo com o cenário atual.

Os documentos devem prever assuntos de máxima importância que não são contemplados na legislação federal/estadual/municipal, priorizando os procedimentos de segurança, como o acesso de pedestres e veículos, a atualização cadastral de todos os condôminos e outros temas.

Procedimentos de reforma

A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) publicou a norma NBR 16280 sobre reformas em edificações, começando a vigorar em 2014. De acordo com este documento, são necessárias algumas etapas para a realização das obras/reparos:

  • O condômino deve apresentar previamente ao síndico e à administradora o projeto elaborado por engenheiro civil ou arquiteto, bem como uma declaração do responsável técnico, na qual conste que a referida obra não altera e/ou afeta a estrutura e as instalações hidráulicas e elétricas da edificação.
  • Outro documento a ser entregue é a ART (Anotação de Responsabilidade Técnica), ou o RRT (Registro de Responsabilidade Técnica), recolhida pelo profissional responsável pela obra. Esse documento assegura que a reforma está em conformidade com as normas técnicas.
  • Alterações simples como pintura e instalações que não influenciem na estrutura do prédio também deverão ser comunicadas formalmente.

Cadastro de prestadores de serviço e mudanças

É fundamental que o proprietário informe ao administrador os dados dos prestadores de serviços na sua unidade através de formulário específico que deve ficar no controle da portaria do condomínio, bem como a data de mudança para que seja feito o planejamento desta em dia e horário previsto no Regimento Interno e que não haja mudança de mais de uma unidade, o que poderá congestionar o(s) elevador(es) de serviços.

Envidraçamento das sacadas

Há uma grande ansiedade dos proprietários no processo de reforma da unidade pelo fechamento das varandas com vidro, porém é importante que a administração esteja atenta a um conjunto de medidas para evitar que isto se torne um problema, seja com acidentes provocados pela instalação usando materiais de má qualidade ou até mesmo que o condomínio perca a harmonia das varandas com fechamentos fora de padrão. Com intuito de zelar pela segurança e estabelecer uma padronização dos fechamentos de sacadas, deve-se atentar à  NBR 16259. O projeto deve ser feito por empresa especializada e levado para apreciação e aprovação da assembleia, e a execução deve ser fiscalizada pelo síndico para que as sacadas sejam fechadas de acordo com o projeto aprovado.

Cota condominial

As regras predefinidas são fundamentais para a implantação de um condomínio, mas outro ponto que precisa ser analisado é o valor da cota condominial a ser cobrada. São comuns os casos em que as administradoras recomendadas pelas construtoras/incorporadoras definem um parâmetro que não satisfaz as necessidades do condomínio.

Podem ser propostos valores mais baixos como uma forma de atrair os potenciais condôminos, mas a questão é que nem sempre essa é a melhor atitude, pois é preciso considerar o padrão de vida e as expectativas dos moradores do condomínio.

Os valores devem ser revisados e, se preciso, retificado para que não haja conflitos posteriores, como no caso do estabelecimento de um custo baixo de cota condominial que seja incoerente com o padrão existente e, futuramente, resulte em aumentos não planejados.

Vistoria

Depois de realizar as análises citadas, o síndico deve formar uma comissão de condôminos para fazer uma avaliação de todo o empreendimento. Devido à variedade de atividades, de responsabilidades e de possíveis inovações, talvez a melhor solução seja contratar uma empresa especializada para efetuar a vistoria.

A comissão responsável pela vistoria deve confirmar se as áreas comuns estão de acordo com o que está registrado no contrato. Com o memorial do condomínio, a equipe poderá fazer um trabalho melhor.

Alguns pontos que serão checados pela comissão de vistoria são estes: se a pintura do condomínio foi realizada corretamente; se existem condições efetivas de estacionamento nas vagas ofertadas; se as instalações (elétricas, hidráulicas, sanitárias) estão em boas condições.

Além disso, é preciso avaliar se as áreas comuns estão devidamente equipadas e se foi prometido e estabelecido no memorial descritivo do empreendimento para as áreas comuns como: playground, academia, área gourmet, salão de festas, piscina descoberta e/ou aquecida, brinquedoteca, churrasqueira, quadra de esportes, sauna, jardins com bancos e pergolados, pista de caminhada e demais áreas; e se os demais itens do condomínio estão conforme a legislação e o contrato.

Caso a comissão identifique muitas irregularidades, o que não permite a entrega, o administrador deverá contratar um perito para elaborar um laudo. Este deve ser enviado à construtora/incorporadora por meio de carta registrada, a fim de que ela tome uma posição e realize as retificações necessárias.

Custos de implantação: enxoval

Esses custos são referentes a itens indispensáveis para que o condomínio seja implantado (capachos, tapetes, carrinhos para carregamento do lixo, escadas, ferramentas de trabalho, máquinas para lavagem das áreas comuns, dispositivos de segurança, contratação de mão de obra, uniformes para os funcionários etc.) e deverão ser repassados aos condôminos pelo administrador em assembleia. 

A construtora/incorporadora não determina no memorial descritivo todos os equipamentos, móveis e outros objetos que o condomínio vai precisar para se manter em bom funcionamento.

Individualização de consumo de água e gás

O administrador precisa acompanhar o momento certo de fazer esse investimento que não é barato. Como no início do condomínio o consumo é geralmente reduzido pela pouca habitação, a maioria dos prédios prefere tratar sobre esse tema em momento futuro após um grande número de unidades estarem ocupadas. Em relação ao investimento/obra necessária para implementação, em algumas cidades, o sistema hidráulico já é preparado pela construtora e entregue aos clientes com os medidores instalados, cabendo ao condomínio apenas a contratação de empresa que efetue a medição; em outras cidades, como São Paulo, existe apenas a previsão, ou seja, toda instalação hidráulica está pronta, faltando apenas os medidores, e isso gera um custo elevado que deve ser aprovado em assembleia com item específico, podendo haver também cidades em que não exista sequer a previsão para o sistema de individuação de consumo, o que requererá maior investimento em obra civil e hidráulica.

Início da vida comunitária

Depois que todos os itens forem votados e aprovados em assembleia, a vida comunitária no condomínio tem seu início. A partir daí, o síndico vai ter condições de conduzir seu trabalho administrativo com mais tranquilidade e segurança.

Ao seguir esses passos, o relacionamento, tanto entre os moradores como entre eles e o administrador, será satisfatório e produtivo, o que contribuirá para o crescimento do local e para a construção de uma imagem positiva dentro da sociedade.

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